Vuosittainen raportointi: rakennuttajien ja sijoittajien kannalta se ei riitä . Vuotuisten lukujen lisäksi he haluavat seurata tuloksia myös hanke- ja rakennuskohtaisesti. Viime aikoihin asti he ovat tyytyneet kahteen kirjanpitopakettiin ja kouralliseen Excel-taulukkoon. Kun yritys alkoi kuitenkin kasvaa voimakkaasti, tehokkaan raportointiratkaisun tarve kasvoi entisestään.
“Selkeyttä lukuihin. Se oli suurin tarpeemme, kun etsimme taloudellista raportointivälinettä”, aloittaa Thomas De Moor, taloushallinnon valvoja. “Koska olemme sekä sijoittaja että rakennuttaja, käytössämme on kaksi kirjanpitopakettia, jotka kehittyvät eri tahtiin. Lisäksi Alides koostuu noin 25 yrityksestä. Viime aikoihin asti käytimme raportointiin pääasiassa Exceliä. Kahden kirjanpitopaketin tietoja seurattiin erillisillä arkeilla. Kokonaiskuvaa ei juuri ollut, lukuun ottamatta yhtä suurta konsolidointia vuodessa. Tähän oli tultava muutos: halusimme saada luvut nopeasti käyttöön. Tietotekniikkapalveluntarjoajamme neuvojen perusteella otimme yhteyttä BrightAnalyticsiin, ja työkalun esittelyn jälkeen päätimme heti valita sen.”
Nykyään BrightAnalytics ei tuota ainoastaan talousraporttia, joka sisältää vuotuiset tulokset yrityskohtaisesti, vaan myös kiinteistökohtaisen raportin ja hankeraportin. “Jälkimmäinen auttaa meitä seuraamaan uusien kehityshankkeiden budjettia”, Thomas jatkaa. “Kehityshankkeessa on usein mukana useita yrityksiä, ja sen läpimenoaika on yleensä useita vuosia. Alides on kasvanut valtavasti viime aikoina, ja kasvamme edelleen. Siksi hyvästä ja tehokkaasta hankkeiden seurannasta on tullut olennaisen tärkeää. BrightAnalytics antaa meille tietoa tuloksista ja budjeteista vuosittain, mutta myös projektibudjeteista, joiden osalta päästämme hieman irti ajan käsitteestä. Muutamalla klikkauksella taloudelliset tuloksemme muunnetaan operatiiviseksi kiinteistöraportoinniksi.”
Thomasin ja hänen kollegansa Liselot Van Campen (myös talousjohtaja) mukaan BrightAnalyticsin suurin lisäarvo on se, että kaikki nämä tiedot ovat saatavilla yhdellä alustalla. ” Voimme tarkastella ja valvoa kaikkia kehitysyhtiöitä sekä kaikkia toimintayhtiöitä yhdessä paikassa “, Liselot selittää. “Ja voimme tehdä sen aiempaa yksityiskohtaisemmalla tasolla. Tämän seurauksena käytämme paljon vähemmän aikaa lukujen tuottamiseen ja meillä on paljon enemmän aikaa niiden analysointiin. Neljännestä vuosineljännestä kohden tämä tarkoittaa useita säästettyjä työpäiviä, puhumattakaan paljon pienemmästä virheriskistä. Nykyään tieto virtaa järjestelmästä ulos. Heti kun varaus on tehty, se näkyy raportoinnissa. Ennen jouduimme odottamaan jopa kymmenen minuuttia, ennen kuin projektiraportti saatiin koottua, kun taas nyt se on näytöllä sekunnin murto-osassa.”
Yrityksen kasvun myötä Alides lisää säännöllisesti uusia yrityksiä, kun taas toiset häviävät. Miten tämä sopii yhteen BrightAnalyticsin kanssa? “Tällaisessa tilanteessa tarvitaan BrightAnalyticsin lyhyt interventio”, Thomas sanoo. “Se on kuitenkin aina mennyt hyvin sujuvasti. Suurena etuna on, että ne voidaan yhdistää moniin järjestelmiin hyvin nopeasti. Työskentelemme esimerkiksi toisaalta pilvipohjaisen Business Centralin kanssa ja toisaalta Netikan kanssa, joka ei toimi pilvipalvelussa. Kaksi täysin erilaista pakettia, ja silti BrightAnalytics onnistuu tallentamaan kaiken tiedon yhteen kuvaan.”
Lisäksi koska raportoinnissa käytetään kiinteää mallia, yrityksen tapa käsitellä lukuja on yhdenmukainen. “Talouspäällikkönä voit valvoa, kuka näkee mitäkin numeroita, ja sinulla on erityiset käyttöoikeudet. Lisäksi nämä käyttäjät voivat konsultoida, mutta eivät muokata. Excelin joustavuus kenttien tai kaavojen muuttamisessa itse ei ole olemassa, ja se on etu. Myös tietotekniikan lukutaidottomat pääsevät nopeasti alkuun työkalun kanssa”, Liselot sanoo.
Sillä välin yhtiö löytää vähitellen kaikenlaisia muita raportointimahdollisuuksia. “Meillä oli paljon suunnitelmia etukäteen, mutta nyt kun työskentelemme uudessa paketissa, huomaamme, mitä kaikkea muuta on mahdollista. Johtomme ja hallituksemme vaativat yhä enemmän lukuja, ja he haluavat niitä entistä nopeammin. Jos emme heti tiedä, miten ratkaista jokin asia, BrightAnalytics istuu piirustuspöydän ääreen ja ehdottaa, miten voimme ratkaista sen. Se on hienoa: he ajattelevat kanssamme”, Thomas sanoo.
Thomasin ja Liselotin mielestä yhteistyö sujuu hyvin. “He vastaavat hyvin nopeasti, ja saamme aina jonkun kiinni. Jos yhteyshenkilömme ei pysty auttamaan meitä, meille sanotaan, että he palaavat luoksemme – ja he tekevät sen tehokkaasti. Kyse ei ole tilanteesta, jossa otetaan numero ja sitten vain odotetaan ja katsotaan, mikä on yleistä IT-alalla. He tietävät, mitä he haluavat, mitä he voivat tehdä, kommunikoivat siitä hyvin avoimesti ja ovat aina valmiita ajattelemaan mukana. Se on todellinen vahvuus. Eikä se ole niin, että heidän tilinsä alkaisi toimia joka kerta, kun nostan puhelimen. Tuntilaskusta ei ole kysymys. Luojan kiitos siitä.”