Aika, jonka ennen käytimme lukujen laatimiseen, menee nyt analysointiin ja valvontaan.

Kaikki olennaiset luvut yhdellä silmäyksellä

Joskus yritykset eivät niinkään etsi taloudellista raportointivälinettä tullessaan BrightAnalyticsin palveluun, vaan tehokkaampaa lähestymistapaa operatiiviseen raportointiin. Samoin Länsi-Flanderin sianliha-alan asiantuntija Belgian Pork Group (Westvlees). Silti yritys lopulta valitsi meidät – arvasittehan – kirjanpitoraportointinsa vuoksi.

”Belgian Pork Group on viime vuosina kasvanut voimakkaasti, mikä on osittain johtunut useista yritysostoista”, aloittaa kirjanpito- ja veroasioista vastaava Tine Forret. ”Olimme jo siinä vaiheessa, että kaikki yhtiömme käyttivät samaa kirjanpitopakettia, mutta Operatiiviseen raportointiin käytimme edelleen Exceliä. Siksi lukujen laatiminen kesti kauan. Jos yhtä lukua jouduttaisiin tarkistamaan, sillä olisi merkittäviä seurauksia. Niinpä aloimme etsiä työkalua, jolla voisimme tarkastella sekä kokonaisraportointia että pieniä yksityiskohtia.”

Toimitetaan käyttövalmiina

Belgian Pork Group halusi paitsi pystyä vertaamaan budjetoituja lukuja todellisiin lukuihin myös hallinnoida niin sanottuja sisäisiä viikkotilejä. Controller Joeri Vandewaetere selittää:”Koska sian hinta vaihtelee viikoittain, haluamme seurata tuloksia viikoittain. Siksi laskutamme myyntimme joka viikko ja varaudumme ostoihimme saamiemme laskujen perusteella. Laskemme eri viikkotilit yhteen kuukausitiliksi, jota vertaamme lopputileihin. Viime aikoihin asti se kaikki tehtiin Excelissä.”

Lopulta belgialaisen sianliharyhmän talousjohtaja opasti Tinen ja Joerin BrightAnalyticsiin. Hän oli tutustunut johdon raportointiohjelmistoon eräässä tapahtumassa ja oli heti innostunut. ”Kun BrightAnalytics tuli esittäytymään meille pian tämän jälkeen, huomasimme, että heidän ratkaisunsa oli paljon kirjanpitopainotteisempi kuin alun perin ajattelimme”, Tine jatkaa. ”Tarkemmin tarkasteltuna kävi ilmi, että voisimme käyttää ohjelmistoa juuri tähän tarkoitukseen. Lisäksi viikkoraporttimme voitaisiin jäljentää ohjelmassa räätälöidysti, mikä helpottaisi työtämme huomattavasti, sillä Excelissä se oli aivan liian monimutkaista.”

Vähän myöhemmin Belgian sianliharyhmä pääsi töihin. ”BrightAnalyticsin väki kävi kerran tutustumassa, toisen kerran keskustelemassa siitä, mitä tarkalleen halusimme, ja noin kuukautta myöhemmin ratkaisu toimitettiin käyttövalmiina. Tämä tarkoitti sitä, että rahoitusalusta oli toiminnassa heti ensimmäisestä päivästä lähtien”, Joeri kertoo. ”Ja se on täysin räätälöity tarpeisiimme sekä rakenteen että visuaalisen ilmeen osalta. Voimme nyt tarkastella kokonaislukuja sekä yrityskohtaisia, kustannuslajikohtaisia ja osastokohtaisia lukuja. Jopa laskujen tasolle asti. Järjestelmä kirjoittaa viikoittaisen raportointimme valmiiksi ja näyttää meille kaiken haluamamme yhdellä silmäyksellä.”

Enemmän aikaa seurantaan ja analysointiin

On sanomattakin selvää, että tämä säästää valtavasti aikaa. ”Aikaa, jota käytimme ennen lukujen laatimiseen, käytämme nyt analyyttisen kirjanpidon tehokkaaseen tarkastamiseen”, Tine sanoo. ”Lisäksi eri vastuuhenkilöt voivat nyt itse siirtyä yksityiskohtiin, minkä ansiosta he voivat paitsi valmistautua kokouksiin paremmin myös tehdä omia analyysejaan. Myös kuvaajat ja mittaristot ovat mielestämme hyödyllisiä. Tulevaisuudessa haluaisimme muokata sitä käyttäjälle sopivaksi. Koska toimitusjohtaja ja talousjohtaja haluavat luonnollisesti nähdä eri tietoja. Onneksi BrightAnalyticsin työntekijät vastaavat kysymyksiimme heti: saamme vastauksen samana päivänä ja usein jopa ratkaisun jo valmiiksi.”

Vaikka työkalu on otettu käyttöön belgialaisessa Pork Groupissa vuoden 2020 alusta lähtien, yritys itse ilmoittaa, että BrightAnalyticsia ollaan edelleen ottamassa käyttöön yrityksessä. ”Toimitusjohtajan ja talousjohtajan lisäksi myös kirjanpito ja valvonta käyttävät alustaa”, Tine sanoo. ”Viime aikoina myös tuotantopäälliköillä on ollut pääsy. He pyytävät jo nähdä myös huoltokustannukset. Lisäksi löydämme joka päivä uusia raportointimahdollisuuksia. Emme ole siis varmasti vielä käyttäneet kaikkia työkalun mahdollisuuksia, ja haluamme saada siitä tulevaisuudessa vielä enemmän irti kuin nyt jo teemme.”

Belgian sianliharyhmän kärki kaikille, jotka harkitsevat samanlaista hanketta:

”Hyvä valmistautuminen on avainasemassa: mieti etukäteen, mikä raportti helpottaisi ja tehostaisi työtäsi. Ja kartoita jo etukäteen, mitä tietoja BrightAnalytics tarvitsee tämän toteuttamiseksi. Tämä tekee myöhemmästä käyttöönotosta sitäkin sujuvampaa.”