”Emme olleet vain yksi myynti BrightAnalyticsille. Tiimi osoittaa sitoutumisensa varmistaen, että käytämme työkalua tehokkaasti.”

Erittäin tyytyväinen järjestelmään ja tukeen

Mitä teet talousjohtajana, kun yrityksesi yhtäkkiä siirtyy nopean kasvun vaiheeseen ja talousraportoinnissa tarvitaan enemmän tehokkuutta, helppoutta ja nopeutta? Näin kävi ruotsalaiselle Helio-yritykselle, joka tarjoaa yhteiskäyttötiloja eri puolilla Ruotsia. Nykyään BrightAnalyticsia käyttää päivittäin paitsi talousjohtaja Eva-Karin Byström, myös kaikkien 12 Helion yhteiskäyttötilan paikkapäälliköt. Ja se kannattaa.

Kun COVID-19-pandemia puhkesi, ruotsalaisen Helio-yrityksen kasvu kiihtyi äkillisesti. Useita mahdollisuuksia avautui uusien toimipaikkojen avaamiseen, mikä johti yrityksen laajentumiseen kuudesta yhteiskäyttötilasta vuonna 2020 kahteentoista vuoteen 2022 mennessä, joista yksitoista sijaitsee Tukholmassa ja yksi Malmössä. ”Tämä loi tarpeen tehdä enemmän ja syvällisempiä taloudellisia analyyseja ryhmällemme ja sen alaisille yrityksille,” sanoo Eva-Karin Byström, joka ei tuolloin vielä ollut yrityksen talousjohtaja. ”Siihen asti käytimme talousraportointiin kirjanpito-ohjelmistoamme ja työskentelimme sitten manuaalisesti päivitettyjen Excel-taulukoiden kanssa. Päätösten tekeminen numeroiden perusteella oli valtava työmäärä, ja sen oli muututtava.”

Sujuva siirtymä

Helio vertaili eri ratkaisuja ja päätyi valitsemaan BrightAnalyticsin. ”Päätavoitteemme oli löytää työkalu, jota kaikki voivat käyttää eri tasoilla, talousjohtajasta kaikkien toimipaikkojemme paikkapäälliköihin,” Eva-Karin jatkaa. ”Ulkoinen kirjanpitotoimistomme ehdotti BrightAnalyticsin tutkimista. He olivat tutustuneet siihen toisen asiakkaan kautta ja tunsivat siten alustan ja sen ympäristön. Meille oli tärkeää, että siirtyminen vanhasta toimintatavastamme uuteen ratkaisuun sujuisi sujuvasti. Kun kirjanpitotoimistomme vakuutti meille, että tämä olisi ehdottomasti mahdollista BrightAnalyticsin kanssa, päätöksemme oli helppo.”

Päätös tehdä yhteistyötä BrightAnalyticsin kanssa tehtiin ennen kuin Eva-Karin itse liittyi talousjohtajaksi. Tämä ei kuitenkaan vähennä hänen innostustaan: ohjelmisto on auki hänen tietokoneellaan joka päivä. “Se oli minulle uusi järjestelmä, ja olin hieman huolissani aloittaessani, että sen omaksuminen veisi aikaa”, hän sanoo. Kokemus BrightAnalyticsista osoittautui aivan erilaiseksi. Kun edeltäjäni lähti, oli ollut väliaikainen talousjohtaja, joka ei voinut tehdä BrightAnalyticsin käyttöönotosta ensisijaista tehtävää. Yksi ensimmäisistä tehtävistäni oli tehdä kartoitus taseelle ja tuloslaskelmalle sekä luoda rakenne. Onnistuin tekemään tämän yllättävän nopeasti, ja käyttöönotto sujui erittäin sujuvasti. “Ymmärsin melkein heti, miten käyttää BrightAnalyticsia tarjotakseni toimitusjohtajallemme ja operatiiviselle johtajallemme tarkkoja taloudellisia analyyseja kuukausittain.”

Budjetista päivittäiseen seurantaan

Tällä hetkellä hän käyttää BrightAnalyticsia pääasiassa talousraportointiin ja kuukauden lopun sulkemiseen: ”Käytän sitä päivittäin edistymisen hallintaan, vertailujen tekemiseen budjettiin ja aiempiin kausiin sekä tulojen ja kulujen seurantaan. Mutta käytämme työkalua myös budjetin valmisteluun. Etuna on, että tämä järjestelmä mahdollistaa nopean ja helpon yleiskuvan saannin kaikista yrityksistä. Se ei ole pieni saavutus, kun ryhmässä on yhteensä neljätoista yritystä. En voi jatkuvasti seurata jokaista yritystä. Tämän ohjelmiston ansiosta voin valita joko syventyä yhden yrityksen lukuihin tai tarkastella tilannetta ryhmätasolla.”

Yritysten väliset liiketoimet ovat myös osa prosessia.”Tämä oli haastavin osa, kun aloitin: miten tämä asetetaan BrightAnalytics-alustalle? Mutta kun otin heihin yhteyttä, he olivat erittäin avuliaita ja auttoivat minua ymmärtämään ja hallitsemaan ohjelmiston tätä osa-aluetta tuloslaskelmaamme varten.” Tämä on heille ominaista: ”He vastaavat erittäin nopeasti, jos on ongelma,” sanoo Eva-Karin. ”He saavat minut tuntemaan itseni tärkeäksi asiakkaana, ja se on erittäin mukavaa. He myös todella kuuntelevat, mitä tarvitsen, ja ovat erittäin ratkaisukeskeisiä. Tämä mahdollistaa heidän kasvunsa rinnallamme. Kun kehitymme yrityksenä, alamme nyt lisätä enemmän sovelluksia: kuten Controlling-sovellus, kassavirtaennuste ja asiakkaat & toimittajat.”

Perustellut päätökset

Eri paikkakuntien paikkapäälliköt käyttävät myös aktiivisesti BrightAnalyticsia. ”He ovat vastuussa toimipaikkansa päivittäisestä toiminnasta, talouden seurannasta ja henkilöstöhallinnosta. Tapaamme heitä kuukausittain tätä tarkoitusta varten. Näiden tapaamisten aikana he esittelevät tulokset BrightAnalyticsissa ja vertaavat niitä budjettiin. He voivat myös seurata tulotrendejä, laskutusta ja varmistaa, että kaikki kulut on huomioitu. Se on heille tärkeä työkalu, koska he ovat vastuussa budjetistaan ja tuloksistaan. He kertovat minulle aina, että BrightAnalytics on helppokäyttöinen, ja se on ratkaisevaa, muuten he eivät käyttäisi sitä,” lisää Eva-Karin.

Suositeltu

Lopuksi hän mainitsee, että on erittäin helppoa lisätä uusia yhteiskäyttötiloja Helio-ryhmään raportoinnin osalta. ”Siitä lähtien kun aloitimme yhteistyön, olemme lisänneet noin kolme yritystä. Riittää, että lähetän sähköpostin BrightAnalyticsin tukitiimille ilmoittaakseni, että lisäämme uuden yrityksen ja milloin haluaisimme sen sisällytettävän raportointiin. BrightAnalyticsin toteutuksen jälkeen minun tarvitsee vain asettaa kartoitus tuloslaskelmalle ja taseelle ja sitten kopioida kartoitus. Se sujuu uskomattoman sujuvasti.”

Eva-Karin suosittelee usein ohjelmistoa muille talousjohtajille, jotka etsivät raportointityökalua. “BrightAnalytics tukee minua todella päivittäisessä työssäni.” Markkinoilla on monia erilaisia järjestelmiä talouteen ja analyysiin, mutta suosittelen aina tätä ohjelmistoa liiketoiminnan kollegoille. Kerron heille jatkuvasti, että olemme erittäin tyytyväisiä sekä järjestelmään että sen takana olevaan tukeen. En ole vain yksi ”myynti” heille. Tiimi osoittaa, että he ovat sitoutuneita ja haluavat meidän todella käyttävän työkalua hyvin.”