Ajan säästö on tämän raportointivälineen ylivoimaisesti suurin hyöty.

House of Talents automatisoi johdon raportoinnin yhdessä VGD:n kanssa.

Nykyaikainen yrittäjä asettaa riman yhä korkeammalle talousosastolleen. Uusia tehokkuutta lisääviä teknologioita syntyy kuin sieniä, ja niiden avulla voidaan automatisoida yhä useampia hallinto- ja kirjanpitoprosessien osa-alueita.

Digitaalinen transformaatio rahoitusalalla on jännittävä haaste. Koska aikaa vievää syöttötyötä on yhä vähemmän, huomio siirtyy analyysiin ja tulkintaan, jotta organisaatiota voidaan ohjata entistä kohdennetummin.

Taloudellisesta raportoinnista on tulossa yhä tärkeämpää

Patricia Everaert, UGentin yliopiston laskentatoimen professori: ”20 vuotta sitten oli pääasiassa tärkeää raportoida kerran vuodessa. Nykyään tämä on mahdotonta, ja raportointi tapahtuu vähintään neljännesvuosittain.

Nopea tiedottaminen on tärkeää, koska myös maailma kehittyy hyvin nopeasti. Yrityksille on siis eduksi raportoida paljon ja tehdä se yhdestä tietystä näkökulmasta. Tämä auttaa tietämään, edistytäänkö tietyssä strategiassa.

On hyödyllistä raportoida yleisellä tasolla, jotta voidaan tunnistaa, mistä kehityksen syy tarkalleen ottaen löytyy. Tämän jälkeen voimme kysyä, voimmeko hyödyntää näitä mahdollisuuksia tai parhaita käytäntöjä muissa identiteeteissä”, Everaert lisää.

Taloudellisen ja operatiivisen raportoinnin automatisointi

House of Talents on henkilöstöpalvelujen tarjoaja, joka on erikoistunut pullonkaulaprofiileihin, kuten sairaanhoitajiin, teknikoihin, insinööreihin ja teurastajiin. Ne toimivat aktiivisesti rekrytoinnin ja valinnan, projektihenkilöstön ja väliaikaisen henkilöstön parissa.

Doris Boterberg, talousjohtaja House Of Talents: ”Toimitusjohtajamme perusti House Of Talentsin noin kymmenen vuotta sitten. Nykyään yrityksen liikevaihto on 120 miljoonaa euroa ja se työllistää noin 1200 henkilöä.

”Aiemmin raportointi tehtiin Excelissä. Se oli melko monimutkainen asia, koska yhtiöitä ja eri liiketoiminta-alueita oli paljon. Huomasimme myös, että tämä oli hyvin aikaa vievä prosessi. Lyhyesti sanottuna sekä johdolla että osakkeenomistajilla oli hyvin konkreettinen tarve kehittää sekä taloudellisten että operatiivisten lukujen raportointia intuitiivisella tavalla.”

Käyttäjälle räätälöidyt toiminta- ja talousraportit

Henkilöstöpalveluryhmä etsi ja löysi yhden yhteisen raportointialustan, mutta tarvitsi myös kumppanin, joka antaisi raportoinnille sisältöä.

Philippe Van Den Bossche, VGD:n CFO-palvelupäällikkö: ”Istuimme tuolloin alas Doriksen ja hänen tiiminsä kanssa. Tämä muunnettiin sitten toimintasuunnitelmaksi, jossa aloitimme ensin taloudellisesta näkökulmasta. Taloudellisen raportoinnin osalta olemme yhdistäneet eri kirjanpitopaketit BrightAnalytics-alustaan.

Tuloksena saadut tiedot visualisoidaan selkeinä, taloudellisina tuloslaskelma-, tase-, kassavirtaraportteina ja muina raportteina. Nämä raportit antavat sekä johdolle että osakkeenomistajille jatkuvasti tietoa yhtiön taloudellisesta suorituskyvystä.”

Lisäksi olemme luoneet räätälöityjä toimintaraportteja, joissa annamme eri liiketoimintalinjojen pääjohtajille näkemyksiä ja välineitä, joita he tarvitsevat liiketoimintansa hallintaan.

Yritysrahoituksen uusi hallintomuoto vaati House Of Talentsin työntekijöiltä ja osakkeenomistajilta sopeutumista. He olivat tottuneet vanhoihin Exceleihin.

Philippe pitää myös loppuvaihetta erittäin tärkeänä: ”Ihmisten kouluttaminen on usein yksi viimeisistä mutta myös tärkeimmistä vaiheista. Se kuuluu täysin muutoksenhallinnan osa-alueeseen. Tällaista alustaa eivät tietenkään käytä vain talousalan ihmiset, joilla on paljon kokemusta. Siksi on erittäin tärkeää antaa heille työkalu, jonka käyttö on hyvin intuitiivista, jotta myös ihmiset, joilla on vain vähän taloudellista taustaa, löytävät siinä tiensä ja ennen kaikkea tekevät oikean päätöksen käytettävissä olevien tietojen perusteella.”

60 %:n ajansäästö

Yhteistyötä tekevät yritykset tunnustavat tehokkaamman raportointitavan edut.

Doris Boterberg: ”Suurin hyöty tämän raportointityökalun käytöstä on ajansäästö, jonka saamme rutiinitehtävien automatisoinnista. Luulen, että jos meidän pitäisi mitata tai kvantifioida se, tämä on säästänyt noin 60 prosenttia valvojiemme ajasta.”

Philippe Van Den Bossche: ”Automaattisesta raportoinnista voivat hyötyä kaikki yritykset, jotka ymmärtävät, että vaisto ei enää riitä todelliseen johtamiseen, sekä kaikki yritykset, jotka raportoivat edelleen paljon aikaa vievässä Excel-muodossa.”

Lähde: VGD, https://blogbe.vgd.eu/nl/optimaal-beheer/cfo-services/case/kanaal-z-house-of-talents-optimaliseert-managementrapportering, lokakuu 07, 2019