Nyt olen varma, että kaikilla kokouksen osanottajilla on samat luvut edessään ja että he käyttävät samoja määritelmiä.

1 yritys, 100 työntekijää, 1 totuus

Kun yritys päättää muuttaa strategista linjaansa, sillä on vaikutuksia sen toimintaan. Näin oli myös Länsi-Flanderin Huyzentruyt Groupin kohdalla: vuodesta 2018 lähtien yritys on keskittynyt pelkästään hankekehitykseen eikä enää urakointiin. He ajattelivat, että tämä on erinomainen tilaisuus tarkistaa välittömästi koko toimintatapansa ja antaa vihreää valoa hyvän taloudellisen ja operatiivisen raportointivälineen kehittämiselle.

”Vuodesta 2018 lähtien tehtävämme on ollut rakentaa kohtuuhintaisia asuntoja omalle tontillemme sekä sijoittajille että omistajille”, talousjohtaja Willem Declercq aloittaa innostuneena. ”Haluamme tehdä rakennusprosessista mahdollisimman yksinkertaisen asiakkaillemme. Haluamme myös tarjota heille paljon vastinetta rahoilleen. Tätä varten olemme tehneet projektimme lähestymistavasta erittäin tehokkaan. Asiakkaamme valitsevat esimerkiksi kaikki uuden kotinsa materiaalit yhdessä paikassa – vanhoissa tehdasrakennuksissa sijaitsevassa upouudessa näyttelytilassamme – ja rakennamme kerralla kaikki tiettyyn projektiin kuuluvat kodit, riippumatta siitä, onko ne jo myyty vai ei.”

Toiminnallinen huippuosaaminen etusijalla

Tehokkuus on kuitenkin ollut ensisijainen prioriteetti myös liiketoiminnan jatkamisessa vuodesta 2018 lähtien. Ei näköjään ainakaan raportoinnin osalta. ”Aiemmin raportointi oli vähäistä ja se tehtiin täysin manuaalisesti”, Willem jatkaa. ”kaikkine siihen liittyvine haittoineen: raportointi tehtiin myöhään, joten lukuja ei ehditty käydä läpi. Jos huomasi virheellisen kirjauksen, sitä oli lähes mahdotonta korjata nykyisessä raportoinnissa. Lisäksi saimme raportit paperilla: tiettyjä tietoja oli mahdollista suodattaa nopeasti pois vain fluoresoivan kynän avulla. Koska jokainen osasto käytti erilaista raportointitapaa, jokaisella oli oma totuutensa.”

Toiminnallisen huippuosaamisen saavuttamiseksi tämän oli muututtava. ”Aloimme etsiä hyvää raportointityökalua. Sen piti olla intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen, ja sen piti olla ulkoasultaan miellyttävä. Kulissien takanaluvut voivat olla monimutkaisia, mutta käyttäjän ei pitäisi huomata sitä näyt öllä. Halusimme myös, että yksityiskohtiin voi siirtyä klikkaamalla. Koska jokaisella osastolla oli tuolloin oma raportointinsa – ja ohjelmistonsa – oli myös tärkeää, että työkalu oli liitettävissä kaikkiin näihin ohjelmiin.”

Monimutkaisuuden muuttaminen helppokäyttöisyydeksi

Huyzentruyt Group otti aluksi yhteyttä kuuteen toimittajaan, mutta päätyi nopeasti yhteistyöhön BrightAnalyticsin ja VGD:n kanssa, kertoo talousjohtaja Dimka Buyse. ”Ihastuimme heti BrightAnalyticsin helppokäyttöisyyteen ja ulkoasuun. Työkalu ei voinut liittyä ainoastaan muihin ohjelmistoihimme, kuten Exceliin ja Centriciin, vaan myös itse kehittämiimme ohjelmiin. Huomasimme myös, että suuri osa tarvitsemistamme asioista oli jo oletusarvoisesti olemassa. Koska liiketoimintamme on kuitenkin niin spesifistä ja varastokirjanpitomme monimutkaista, emme voineet vain vetää tietoja pääkirjoista reaaliaikaista raportointia varten. Siksi BrightAnalytics toi yhteistyökumppaninsa VGD:n pöytään: he rakensivat sillan meidän kaltaistemme rahoitusalan ihmisten ja BrightAnalyticsin IT-osaajien välille.

Yhteistyössä Horsumin kanssa määrittelimme, mitä raportteja tarvittiin. Näin ollen VGD auttoi meitä saamaan järjestelmistämme tarvittavat tiedot näiden raporttien laatimiseksi. Samalla he haastoivat meidät kaivautumaan hieman syvemmälle. Yhdessä olemme muuttaneet toimintojemme monimutkaisuuden käyttäjäystävälliseksi raportoinniksi BrightAnalyticsissa. Asetetun aikataulun ja budjetin puitteissa. Tiedämme, että tämä ei ole aina itsestään selvää ohjelmistojen kohdalla. Vahva tandem!”

Yksi totuus

Tällä välin on otettu käyttöön paitsi taloudellinen raportointi myös operatiivinen raportointi ja kojelauta, johon on koottu keskeisiä suorituskykyindikaattoreita. ”Olemmeko tyytyväisiä? Takuulla!”, Dimka naurahtaa. ”Emme ole ainoastaanmutta niistä on tullut myös avoimia. Aikaa, jota ennen käytimme raporttien laatimiseen, on nyt vapautunut, jotta voimme sukeltaa syvemmälle numeroihin. Voimme analysoida reaaliaikaisesti, säätää asioita, jotka eivät ole oikein, ja nähdä säädön tuloksen yhdellä hiiren napsautuksella. Koska järjestelmään on sisällytetty tarkistuksia, voimme myös olla varmoja siitä, että tiedot ovat oikeita.”

Willem lisää, että loppukäyttäjän – johdon ja työntekijöiden – rajoitettu joustavuus on hänelle tärkeä lisäetu. ”Halusimme yhden vakiomuotoisen raportointimenetelmän kaikille. Jos järjestelmä antaa loppukäyttäjälle liikaa joustovaraa, pitkällä aikavälillä päädytään kaikenlaisiin erilaisiin raportointimenetelmiin, ja jokainen puhuu taas omaa kieltään. Kuuntelen mieluummin hyvin tarkkaan, mitä eri osastot tarvitsevat, jotta voin antaa niille toimivan raportin. Näin olen varma, että kaikilla kokouksen osallistujilla on samat numerot edessään ja että he ovat käyttäneet samoja määritelmiä.”

Odotan malttamattomana lisää

Ei liene yllätys, että Groep Huyzentruyt, BrightAnalytics ja VGD työskentelevät parhaillaan ahkerasti lisäraporttien parissa. ”Sekä johto että työntekijämme haluavat vain lisää ja odottavat malttamattomina lisäraportteja. Dimka pystyy tuskin pysymään kysynnän perässä. Siksi rekrytoimme pian jopa toisen controllerin!” Yhdessä Dimkan ja Willemin kanssa he keskittyvät hankeraportointijärjestelmän kehittämiseen. ”Meillä oli tapana laskea yhteen se, mitä tienasimme vuodessa kaikkien projektien osalta. Hankekehittäjät haluavat kuitenkin nähdä lukuja hankekohtaisesti ja vuosien ajalta. Se on nyt mahdollista. Tulossa on myös raportti kassanhallinnasta, yksi budjetointia varten ja toinen vielä kehitteillä olevia hankkeita varten. Meillä on siis vielä jonkin aikaa tekemistä”, Willem naurahtaa.