"BrightAnalyticsin ratkaisu näytti niin hyvältä, että päätös yhteistyöstä syntyi lähes välittömästi."

Eri näkökulmista raportoimisen ei tarvitse olla vaikeaa

Uuteen järjestelmään tai tehokkaampaan työkaluun vaihtamisen ei tarvitse aina viedä runsaasti aikaa ja vaivaa. Tämän huomasi S-GROUP Solutionsin talousjohtaja Maria Nilsson, kun hän päätti luottaa yrityksen talousraportoinnin BrightAnalyticsin käsiin. Siitä lähtien yritys on saanut reaaliaikaisia näkemyksiä kaikista luvuista. Se on ollut raikas tuulahdus yrityksen arkeen.

Kun BrightAnalytics otti ensimmäisen kerran yhteyttä S-GROUP Solutionsin talousjohtaja Maria Nilssoniin, yritys oli juuri vaihtanut omistajaa, ja se oli siirtymässä uuteen ERP-järjestelmään. ”Uuteen järjestelmään siirtyminen vei paljon aikaa. Meillä ei ollut siinä vaiheessa aikaa ajatella raportointia,” sanoo Maria. ”Pyysin BrightAnalyticsia ottamaan uudelleen yhteyttä syksyllä. Ja niin he tekivät. Ajoitus oli täydellinen: tarve tehokkaampaan raportointitapaan oli suurempi kuin koskaan.”

Päätös syntyi lähes välittömästi

Siihen asti S-GROUP Solutions oli aina vienyt tiedot ERP-järjestelmästä Exceliin, jonka jälkeen se editoi tiedot manuaalisesti. Se oli aikaa vievää ja haastavaa, eikä Maria voinut raportoida lukuja kuin kerran kuussa. Reaaliaikainen näkemys puuttui. ”Kun BrightAnalytics esitteli meille ratkaisuaan, olin heti vakuuttunut. ERP-järjestelmän hankinta ja siihen siirtyminen oli vienyt paljon aikaa ja energiaa. BrightAnalyticsin plug-and-play-ratkaisu näytti niin hyvältä, että päätimme lähes välittömästi aloittaa yhteistyön. Keskustelin sisaryrityksen kanssa, joka käytti samankaltaista ratkaisua, mutta jonka pystyi yhdistämään vain yhteen tiettyyn ERP-järjestelmään. Konsultoituani tilintarkastajaamme ja vertailtuani hintoja päädyimme valitsemaan BrightAnalyticsin.”

Maria huomasi erityisesti, että BrightAnalytics-alustalla lukuja voitiin tarkastella eri kulmista ja näkökannoilta: koko yrityksen lukuja, liikevaihdoittain, osaston tai asiakkaan lukuja erikseen… ”Työskentelemme hieman eri tavalla kuin muut yritykset: emme etsi asiakaskohtaista liikevaihtoa, vaan liikevaihtotyyppiä. Ajatellaan esimerkiksi lisensseihin (joita on erityyppisiä), ylläpitoon tai konsultointiin liittyvää liikevaihtoa. Tämän valmisteleminen uuteen ERP-järjestelmään kesti jonkin aikaa, mutta BrightAnalytics helpotti työtämme. Lisäksi saamme päivityksen joka ilta, voimme tehdä manuaalisia päivityksiä ja näin saada aina reaaliaikaisia lukuja,” Maria jatkaa.

Säästämme yhden päivän kuussa

Nykyään Maria käyttää erityisesti talousraportointimoduulia, joka sisältää kuukausittaisten tulosten ja tilinpäätösten raportoinnin. ”On mahtavaa, miten helppoa tämä nykyään on. Luulen, että säästämme yhden kokonaisen päivän joka kuukausi. Lisäksi toimitusjohtajamme voi katsoa lukuja itse olematta riippuvainen minusta.” Myös konsultointi- ja myyntiosastojen esihenkilöillä on suora pääsy lukuihin. ”Koska kaikki toimii intuitiivisesti, työntekijämme eivät tarvitse paljoakaan selityksiä. He saavat tulokset ja toimivat nopeasti. Joskus jopa liian nopeasti,” Maria nauraa, ”sitten tulee kysymyksiä, koska minun on vielä tehtävä muutamia säätöjä lukuihin. Mutta se tarkoittaa vain, että työntekijät pitävät mahdollisuudesta etsiä tietoja itse.”

Oliko S-GROUP Solutionsin yhdistäminen ERP-järjestelmään sitten helppoa? Maria pudistaa päätään.  ”Se ei kuitenkaan ollut BrightAnalyticsin syytä. Parasta kaikessa oli se, että BrightAnalytics ratkaisi ongelmat. Minun ei tarvinnut tehdä mitään. BrightAnalytics tunnistaa ongelman ja ratkaisee sen. Mielestäni se on uskomatonta. Heidän palvelunsa ovat myös fantastisia. He vastaavat nopeasti ja ovat aina valmiita auttamaan. Olen vaikuttunut.”

Seuraava vaihe: operatiivinen raportointi

Kuuden kuukauden yhteistyön jälkeen BrightAnalyticsin kanssa Maria on niin innostunut, että hän halusi keskustella operatiivisen moduulin tarjoamista mahdollisuuksista. ”Haluamme sen avulla hallinnoida ja valvoa myyntiosastoamme paremmin. Kuten esimerkiksi konsulttikohtaisia lukemia jne. Voisimme ehkä myös yhdistää CRM-järjestelmämme ja saada näkemyksiä valmisteilla olevista projekteista. Näin voimme ennustaa vuosittaisen liikevaihtomme helpommin. Odotan innolla tutustumista ohjelmiston muihin mahdollisuuksiin.”