Ohjelmistoja myydään usein plug and play -periaatteella. BrightAnalyticsissa se on käytännössä näin.

Sportoase säästää valtavasti aikaa ja lisää tehokkuutta

Siitä lähtien, kun Sportoase on käyttänyt BrightAnalyticsia taloudelliseen raportointiinsa, se on vain hyötynyt ajassa ja tehokkuudessa. Olipa kyse sitten kuukausittaisesta raportoinnista, kassavirta-analyyseistä, ennusteista tai erilaisten budjettiskenaarioiden luomisesta Corona-tilanteen avulla: nykyään hallitus ja operatiivinen johto pitävät lukuja hallussaan.

”Sportoase on osa Group Van Roey -konsernia”, aloittaa Controller Jonah Van Opstal. ”Group Sportoase vastaa uusien kohteiden kehittämisestä sekä tytäryhtiöiden maailmanlaajuisesta hallinnoinnista. Taloudellisesta seurannasta ja raportoinnista vastaa kuitenkin Group Van Roey.” He käyttävät Navisionia Sportoase-yhtiökohtaisen kirjanpidon koordinointiin, mutta vasta äskettäin heillä ei ollut yhtä ohjelmaa, jolla olisi voitu luoda kokonaisnäkymä koko konsernille. ”Kaikkien sivustojen tietojen tuottamiseen käytimme Exceliä”, Jonah kertoo. ”Kun olimme vieneet tiedot toimipaikoittain, kokosimme kaiken yhteen ja saimme aikaan konsolidoidun luvun. Se oli tietenkin hyvin hankalaa.”

Plug and play

KBC:n kautta yritys päätyi BrightAnalyticsiin. ”Kun saimme lyhyen demon, huomasimme heti, miten intuitiivinen ohjelma oli”, Jonah jatkaa. ”Kaikki oli itsestään selvää, eikä sinun tarvinnut olla tekninen asiantuntija päästäkseen alkuun. Lisäksi tiedot, jotka halusimme saada numeroista, olivat jo saatavilla. Koska meillä on sisäinen BI-asiantuntija, olimme jo harkinneet omien raporttien luomista. Mutta BrightAnalyticsin avulla kaikki tarpeemme täyttyivät jo valmiiksi. Joten valinta tehtiin nopeasti.”

Puolitoista kuukautta sen jälkeen, kun tiedot oli koottu yhteen ja Group Van Roey oli saanut lyhyen koulutuksen, he työskentelivät jo aktiivisesti BrightAnalyticsin kanssa. ”Kuten usein ohjelmistojen kohdalla, se myytiin meille ’plug & play’ -periaatteella. Sitten jää aina nähtäväksi, toteutuuko tämä käytännössä. Mutta BrightAnalyticsin kohdalla näin todella oli. Lisäksi saatoimme luottaa erinomaiseen palveluun. Käyttöönoton jälkeen meille kerrottiin, että voimme nyt ottaa yhteyttä tukitiimiin kysymyksissämme. Tuolloin ihmettelin, saisimmeko apua yhtä nopeasti kuin ennen. Mutta siinäkin suhteessa meillä on vain kiitosta: kysymykseen vastataan aina 24 tunnin sisällä.”

Budjettien mukauttaminen pandemian mukaan

Nykyään Sportoasen taloudellinen ja operatiivinen raportointi tapahtuu alustan kautta. ”Suurin etu meille on se, että meillä on nyt konsolidoidut tiedot kaikista yrityksistä, mikä helpottaa vertailua. Ennen meidän piti esimerkiksi etsiä vesikustannukset yksitellen, mutta nyt ne ovat kaikki vierekkäin yhdellä napin painalluksella. Ja itse määritellyistä tunnusluvuista näkee yhdellä silmäyksellä, miten yritys pärjää.”

Sportoase raportoi luvut kahdella tasolla: toisaalta toimipaikkojen operatiiviselle johdolle ja toisaalta hallitukselle. ”BrightAnalyticsia aloimme alun perin käyttää hallitusta varten. Nyt talousjohtajamme käyttää alustaa itse esimerkiksi hallituksen kokouksessa, koska hän pääsee sen avulla nopeasti käsiksi kaikkiin saatavilla oleviin tietoihin. Itse asiassa se on enää ainoa lähde, jota hän käyttää.”

Tämän jälkeen myös operatiiviset johtajat saivat pääsyn. ”Kun kuukausi on päättynyt, he voivat itse tarkastella lukujaan, verrata niitä talousarvioon ja pyytää tarvittaessa selityksiä. Lisäksi he voivat tarkastella lukuja eri analyysiulottuvuuksilta: esimerkiksi toimipaikoittain tai osastoittain (uima-allasosasto, kuntosaliosasto…). Tämä on mielenkiintoista tietoa johtajalle. Aikaisemmin tämä voitiin tehdä vain kiertoteitse ja monimutkaisella tavalla, mutta nykyään saamme analyyttisen tuloksen nopeasti. Juuri avattu työmaa voi myös suodattaa pois kaikki rakentamiseen liittyvät kustannukset, jolloin jäljelle jäävät vain puhtaat käyttökustannukset.”

Nykyään myös operatiivinen johto käyttää BrightAnalyticsia budjetointiin. ”Aikaisemmin heidän oli käytettävä kirjanpitopakettiamme tähän tarkoitukseen. BrightAnalytics on kuitenkin käyttäjäystävällisempi, mikä madaltaa kynnystä etsiä tietoja. Sillä on myös erittäin helppo luoda erilaisia budjettiskenaarioita. Tämä on jo osoittautunut erittäin hyödylliseksi Corona-tilanteen jälkeen. Työskentelemme hyvin muuttuvassa ympäristössä: jos laadimme ensin talousarvion, joka perustuu 12 kuukauden normaaliin toimintaan, mutta sittemmin kuulemiskomiteassa päätetään, että uimahallien vapaa-ajanvietto-osa on suljettava, voimme hyvin yksinkertaisesti laatia uuden version talousarviosta.”

Kassavirta-analyysi ja tulosennuste

Lisäksi Jonah käyttää BrightAnalyticsia myös Sportoasen kassavirta-analyysiin. ”Siihen tarvitaan usein liiketoimintakatsauksia esimerkiksi vuoden lopussa. Mutta pankit pitävät myös kassavirta-analyysejä erittäin tärkeinä. Ennen jouduimme taas tyytymään Exceliin, johon kopioimme kaiken käsin. Nyt tämä ei ole enää ongelma. Toinen lisäarvo meille on se, että BrightAnalyticsin avulla voit itse valita, miten haluat esittää tuloslaskelmasi. Valitsimme tuloslaskelman, joka antaa johdolle paremman käsityksen luvuista korostamalla tiettyjä kustannuspaikkoja, joiden tiedämme olevan heille hyvin tärkeitä. Ajattele esimerkiksi opettajia, tilapäisiä työntekijöitä, yleishyödyllisiä palveluja … Lopuksi voimme myös tehdä ennusteen tuloslaskelman tasolla. Toteutuneita lukuja täydennetään sitten ennusteella jäljellä olevista kuukausista, jolloin saamme käsityksen siitä, mihin päädymme vuoden lopussa. Tämä on nykyään ratkaisevan tärkeää, koska toimimme alalla, johon toimenpiteet ovat vaikuttaneet voimakkaasti, ja pankit haluavat tietää, pystymmekö täyttämään rahoitusvelvoitteemme.”