"Halusin nopeutta, skaalautuvuutta, ja manuaalinen työ piti poistaa."

Purkaminen ja käyttöönotto

Kun Jacob Quartier aloitti CFO:n roolissa Smappeella, yksi ensimmäisistä teoista oli BrightAnalyticsin käyttöönotto. Vertailua muihin työkaluihin ei tarvittu, sillä hänellä oli aiempaa erittäin positiivista kokemusta ohjelmistosta edellisessä yrityksessään. Häntä vakuutti erityisesti se, että tämä “out of the box” -ohjelmisto voitiin ottaa käyttöön nopeasti, säästäen arvokasta aikaa määrittelyssä ja seurannassa.

“Smappeella on viisi eri oikeushenkilöä Belgiassa ja ulkomailla. Kaikkien näiden yksiköiden järjestelmät eivät aina ole hyvin harmonisoituja,” Jacob aloittaa. “Tarvitsimme hyvin konsolidoidut luvut voidaksemme määrittää oikean suunnan nopeasti kasvavalle yrityksellemme. Halusimme pystyä tarkastelemaan lukuja ei vain lakisääteisestä näkökulmasta, vaan myös johtamisen näkökulmasta. Kun liityin syyskuussa 2022, konsolidointityökalua ei ollut käytössä. Tämä tarkoitti, että jouduimme turvautumaan Exceliin, mikä sisälsi paljon manuaalista työtä. Se oli ajan ja energian hukkaa, ja luvut olivat aina viivästyneitä. Halusin nopeutta, skaalautuvuutta ja manuaalisen työn poistamista.”

Nopea ja suoraviivainen

Jacob päätti ottaa raportointityökalun käyttöön heti. “Minulle oli tärkeää, että ohjelmisto saadaan käyttöön hyvin lyhyessä ajassa. Minulla oli aiempaa kokemusta BrightAnalyticsista toisessa yrityksessä ja tiesin, että käyttöönotto sujuu nopeasti ja suoraviivaisesti. Olen ollut talouspuolella jo jonkin aikaa ja tehnyt vastaavia projekteja useasti. Siksi vertailua muihin toimittajiin ei tarvittu. Smappeen vaatimukset olivat hyvin samankaltaiset kuin edellisessä työssäni, joten valitsin nopeasti BrightAnalyticsin ajan säästämiseksi. Otimme BrightAnalyticsin käyttöön vuoden vaihteessa ja se oli operatiivinen tammikuun sulkemisen aikaan.”

Järjestelmän suuri arvo Jacobille on siinä, että räätälöintiä tarvitaan lähes lainkaan. “Tämä ei ole kömpelö järjestelmä, joka vaatii kuukausien määrittelyä ja jälkihoitoa, vaan valmiiksi käyttöön otettavaa teknologiaa. Käyttöönotto kestää viikkoja, ei kuukausia. Lisäksi käytettävissämme oli erinomainen tiimi, joka ei jättänyt meitä yksin. BrightAnalytics tarjosi laadukasta koulutusta käyttäjien opastamiseen. Asiakaspäällikkömme tuki meitä käyttöönotosta aina seurannan loppuun saakka. Meitä ohjattiin, kunnes olimme täysin operatiivisia ja toimintakunnossa.”

Katsaus koko maailmaan yhdellä kielellä

Jacob arvostaa myös sitä, että Smappeen eri oikeushenkilöt, joiden tilikartat vaihtelevat, on kartoitettu yhteen konsolidoituun johtamisraporttiin, ottaen huomioon yritysten käyttämät eri valuutat. “Yhdellä klikkauksella saamme näkymän koko maailmaan, yhdellä yhteisellä kielellä: konsolidoitujen lukujen kielellä – tarkasteltuna johtamisen näkökulmasta,” Jacob jatkaa. “Ja tämä tapahtuu reaaliajassa, ei pelkästään tilikartan tasolla, vaan myös esimerkiksi osastokohtaisesti. Sen sijaan, että vain arkistoimme vuosiraportin, voimme tehdä paljon enemmän analysoivan kirjanpidon avulla.”

Lopuksi Jacob mainitsee, että näkee BrightAnalyticsin kasvavan Smappeen tavoitteiden mukana, ja ne ovat selvät: “Vuosien 2021 ja 2022 välillä liikevaihtomme on yli kolminkertaistunut. Tulevina vuosina haluamme ainakin kaksinkertaistaa liikevaihtomme uudelleen. Koemme tämän kasvun Belgiassa ja sen ulkopuolella, mutta kaikkein nopein kasvu tapahtuu ulkomailla. BrightAnalyticsin avulla voimme olla varmoja, että meillä on talousraportointityökalu, joka voi kasvaa kanssamme, myös rajojen yli.”