BrightAnalytics ei ainoastaan osoittanut pystyvänsä yhdistämään järjestelmää täydellisesti Exact Onlineen, vaan se myös toimitti sen kuukaudessa.

Bavet kasvaa nopeasti mutta hallitusti

Gentin Bavetilla, jolla on tällä hetkellä 17 spagettiravintolaa ja joka avaa pian 18. toimipisteensä Oostendeen, kasvun suhteen taivas on rajana. Mutta hallitusti, kiitos. Juuri tämä halu sai Bavetin tekemään yhteistyötä BrightAnalyticsin kanssa vuoden 2019 lopulla.

”Haluamme saada tietoa siitä, miten kaikki ravintolamme toimivat”, aloittaa talouspäällikkö Céline De Paepe. ”Meille on todella tärkeää tietää, mitkä ovat huippupaikkojamme ja mitkä paikat toimivat hieman heikommin, jotta voimme tarvittaessa puuttua asiaan nopeasti. Haluamme asettaa eri toimipaikat rinnakkain ja vertailla taloudellisia lukuja. Exact Online -kirjanpitopakettimme ei mahdollistanut sitä. Se näyttää minulle yhden ison kasan tietoja, ja minun on ajettava taulukoita, valittava tietoja ja niin edelleen, ennen kuin voin tehdä johtopäätöksiä. Niin kauan kuin meillä oli rajallinen määrä toimipisteitä, tämä toimi: teimme latauksia kirjanpito-ohjelmasta ja laadimme Excelin manuaalisesti kustannuspaikan kautta. Mutta kun toimipaikkoja on 17, se ei ole enää hallittavissa.”

Katsaus ajantasaisiin lukuihin milloin tahansa.

Bavet etsi työkalua, joka ei enää edellyttäisi staattista toimintaa. ”Etsimme ratkaisua, joka voisi päivittää kirjanpito-ohjelmiston uudet tiedot päivittäin”, Céline kertoo. ”Myös toimituksen nopeudella oli meille merkitystä. BrightAnalytics ei vain osoittanut pystyvänsä yhdistämään järjestelmää täydellisesti Exact Onlineen, vaan se myös onnistui toimittamaan sen kuukauden kuluessa.”

Siitä lähtien kirjanpito-ohjelmistomme luvut on päivitetty joka ilta BrightAnalyticsiin. Célinen mukaan reaaliaikainen näkemys luvuista on valtava edistysaskel. ”Lisäksi voin napsauttaa painiketta ja siirtää tiedot manuaalisesti päivän aikana. Esimerkiksi silloin, kun olen juuri tehnyt yhden tai useamman suuren tai tärkeän varauksen. Sitten näen heti vaikutuksen raportoinnissa. Nykyään kipupisteiden havaitsemisesta ja supernopeista toimista on tullut erittäin helppoa.”

Lisäksi se, että joka ilta lähetetään automaattinen sähköpostiviesti, jos tietty kartoitus ei toimi oikein, antaa hänelle mielenrauhan siitä, että hän voi luottaa lukuihin. ”Olemme täydessä kasvussa ja avaamme paljon uusia toimipisteitä”, hän sanoo. ”Joskus käy niin, että lisäämme yhtäkkiä tilin kirjanpitojärjestelmäämme, mutta unohdan tallentaa sen BrightAnalyticsiin. Se sähköpostiviesti illalla on minulle lisäturva.”

Ravintoloiden tarkka seuranta

Kojelautojen esitystapa ja rakenne on täysin yksilöllinen spagettiasiantuntijan tarpeiden mukaan. ”Pystyimme mukauttamaan rakenteen täysin tarpeisiimme. Näemme useita rivejä, joissa on esimerkiksi ruoka- tai juomakustannukset.eikä kuvaa häiritse linjaukset, jotka eivät koske meitä mutta saattavat koskea muita yrityksiä. Tämä tekee BrightAnalyticsin kanssa työskentelystä erittäin helppoa. Koska suodattimia on vain rajallinen määrä – yritys, kustannuspaikka, kuukausi… – järjestelmä toimii hyvin intuitiivisesti.”

Lukuja tarkastellaan kuukausittain operatiivisen johdon kanssa, jolle on myös annettu BrightAnalyticsin käyttöoikeus. Tämän perusteella operaatio tekee myös ravintoloiden kanssa tuloshaastattelut. ”Omasta asemastani käsin on kätevää, että voin seurata nuoremman kirjanpitäjämme toimintaa”, Céline sanoo. ”Onko hän varannut vuokraa tai kaasua ja sähköä kaikille paikoille?”. Näin voin nopeasti tarkistaa – esimerkiksi arvonlisäverotarkastusta varten – että luvut ovat oikein ja että kaikki on todella kirjattu. Valitsen kustannuspaikaksi oman toimipaikkani, ilmoitan tietyn kuukauden, ja sitten kaikki toimipaikat esitetään vierekkäin eri tulojen ja kustannusten kanssa. Tai vertailen yhden toimipaikan tulosta usean kuukauden ajalta, esimerkiksi saadakseni tietoa huoltokustannuksista.”

Viime aikoina Céline on käyttänyt myös mahdollisuutta lisätä kommentteja raportointiin. ”Aina kun käyn läpi lukuja ja huomaan, että esimerkiksi tietyn paikan ylläpitokustannukset ovat tavallista korkeammat, voin selvittää syyn ja selittää luvun kommentissa. Näin toiminnot näkevät heti, mistä luku on peräisin. Näin vältytään päällekkäisiltä tutkimuksilta ja kysymyksiltä.”

Aina mukana

BrightAnalyticsin ansiosta Bavetin ei tarvitse odottaa kuukauden päättymistä saadakseen käsityksen kyseisen kuukauden odotetusta tuloksesta, Céline lisää. ”Kaikkia laskuja ei kirjata uuden kuukauden alussa, mutta yhdistämällä BrightAnalyticsin kirjatut tiedot esimerkiksi palkkatietoihin voimme ennustaa likimääräiset kuukausittaiset luvut pian kuukauden lopun jälkeen. Näin voimme olla ennakoivia ja hyvin lyhyitä pallon kanssa.”