Kaikki raportointiongelmat ratkaistiin yhdistämällä kirjanpitopakettimme BrightAnalyticsin kanssa.

Työvoimavaltaisesta ennakoivaan raportointiin

Yli 40 yritystä käsittävälle Van Wellen Groupille raportointi oli viime aikoihin asti melkoinen urakka. Erilaiset kirjanpitopaketit, automaattisten vertailujen puute sekä konsernin sisäisiin liiketoimiin ja konsolidointeihin liittyvät asiayhteydet tekivät raportoinnista aikaa vievän ja intensiivisen prosessin talouspäällikkö Tom Bolsensille. Sen jälkeen, kun hän otti yhteyttä BrightAnalyticsiin, tämä on kuitenkin mennyttä aikaa.

BrightAnalyticsin taloudellinen raportointi

“Ennen BrightAnalyticsin tuloa olin pikemminkin jäljessä kuin ennakoiva”, Tom aloittaa. “Meillä on hyvä ja helppokäyttöinen kirjanpitopaketti, mutta se on puutteellinen raportoinnin osalta, koska konsernissamme on yli 40 yritystä. Minun täytyi kirjautua useimpien yritysten osalta erikseen hakiakseni lukuja, enkä voinut tehdä automaattisia vertailuja vuosien tai yritysten välillä. Toisten osalta teimme yhteistyötä ulkopuolisten rahoituspalvelujen tarjoajien kanssa, jotka toimittivat minulle lukujaan usein eri muodoissa. Syötin kaiken Exceliin yrityskohtaisesti ja tein siellä käsittelyjä. On sanomattakin selvää, että tämä oli erittäin työlästä eikä lainkaan käyttäjäystävällistä.” Asiaa ei helpottanut se, että myös Van Wellen Group kasvoi tasaisesti – yritys on erikoistunut logistiikkakiinteistöihin Antwerpenin satamassa ja Grobbendonkissa sekä asuinkiinteistöjen hankekehitykseen. “Uusia yrityksiä ja kohteita tuli säännöllisesti, mikä edellytti myös raportointia. Lisäksi osakkeenomistajamme halusi lisäkasvua silmällä pitäen nähdä luvut nopeammin, jotta hän voisi tehdä päätöksiä, likviditeettisuunnitelmia ja tulevaisuuden suunnitelmia.”

Yhteys lähes mihin tahansa kirjanpitopakettiin

Ammattimaisen raportointityökalun piti antaa Tomille nopea ja tarkka käsitys luvuista, sujuvoittaa vertailuja, mahdollistaa budjetointi sekä helpottaa konsernin sisäisten liiketoimien ja konsolidointien seurantaa. “Ja jos mahdollista, halusin myös pystyä seuraamaan asiakkaita ja toimittajia”, Tom sanoo. “Aluksi ajattelimme vaihtaa kirjanpitopakettimme, mutta koska se oli sittemmin optimoitu, valitsimme lisäosan raportointia varten. Pankkimme oli kerran puhunut minulle BrightAnalyticsista. Kun olin ottamassa heihin yhteyttä, he sattuivat soittamaan minulle itse. Demo vakuutti minut heti, enkä ottanut enää yhteyttä muihin toimittajiin.” Kolme viikkoa myöhemmin Tom pääsi katsomaan ensimmäisiä raportteja BrightAnalyticsissa. “Raportointityökalun yhdistäminen kirjanpitopakettiimme oli lastenleikkiä, ainakin meistä se näytti siltä (nauraa). Mitä kulissien takana tapahtuu, en tietenkään tiedä. Se, että BrightAnalyticsilla on yli 100 liitintä, joiden avulla se voidaan liittää lähes mihin tahansa kirjanpitopakettiin, oli meille lisäetu. Tämän ansiosta näen nykyään kaikkien yritystemme luvut yhdessä raportissa, myös niiden, joiden kirjanpidon hoitaa ulkopuolinen kumppani. Tässä mielessä kaikki ongelmamme on ratkaistu yhdistämällä kirjanpitopakettimme BrightAnalyticsiin.”

Johdon raportointi ja konsernin sisäinen täsmäytys

Tom huomauttaa myös, että johdon raportointi on helppoa ja että yritysten väliset liiketoimet voidaan havaita helposti. “BrightAnalytics yhdistää luvut, ja raportoinnin määrittelen itse. Olin yllättynyt siitä, miten sujuvasti se sujui. Demon ja käytännön välillä on usein muutenkin jonkin verran eroa, mutta tässä tapauksessa lupaukset lunastettiin tehokkaasti. Riitti, että perustin johdon raportoinnin kerran kohdalleen ja yhdistin 40 yrityksemme tilikartan johdon raportoinnin oikeaan tiliin.” “Juuri viime viikolla otimme haltuumme toisen yrityksen. Ilmoitin BrightAnalyticsille, sain yritysten välisen koodin, ja seuraavana päivänä näin kyseisen yrityksen luvut alustassa ja pystyin integroimaan ne suoraan raportointiimme. Lisäksi silloin on myös erittäin helppoa tehdä vertailua eri yhtiöiden, tilikausien, vahvimpien poikkeamien ja …. välillä. Lyhyesti sanottuna voin nyt analysoida lukujamme paljon paremmin ja nopeammin ja reagoida ennakoivasti. Saamani palvelu on siis myös huippuluokkaa. Jos kysyn jotain, saan vastauksen muutamaa tuntia myöhemmin. Ja se on minulle tärkeää.”

Säästetty aika

Hän sanoo, että BrightAnalyticsin kanssa työskentelyn aloittamisen jälkeen hän on säästänyt valtavasti aikaa, mikä on nopeuttanut ja parantanut myös laatua. “Yritysten välisen täsmäytyksen ansiosta näen helposti, onko tapahtuma jo kirjattu kaikissa mukana olevissa yrityksissä. Tämä näkyy mosaiikkina kunkin yrityksen laatoista. Jos laatta on vihreä, kaikki on kunnossa. Oranssi tai punainen väri osoittaa, että kyseessä on epäsuhta. Tällä tavoin on erittäin helppoa varmistaa, että yritysten väliset suoritukset vastaavat toisiaan tilinpäätöshetkellä.” Tulevaisuudessa Tom haluaa käyttää työkalun avulla myös operatiivista raportointia. “Haluan lähestyä asiaa askel askeleelta. Kun tavallinen kirjanpito on valmis, aloitamme kaikkien yhtiöiden budjetoinnin. Sen jälkeen seuraa konsolidointi ja mahdollisesti maksuvalmiussuunnittelu. Se, että työkalu pystyy siihen ja kasvaa kanssamme, rauhoittaa minua.”