”Kun työskentelet kansainvälisesti eri valuutoilla ja kirjanpito-ohjelmilla, tarvitset alustan, joka voi integroida kaiken tämän. BrightAnalytics tekee sen puolestamme.”

Monivaluuttanäkymät: helposti ja yhdellä silmäyksellä

Mitä teet, kun yrityksesi eri hallinnot eivät ole ainoastaan eri maissa, vaan käyttävät myös eri kirjanpito-ohjelmia ja valuuttoja? Raportoinnista tulee silloin melkoinen tehtävä, tai sitten valitset työkalun, joka yhdistää kaiken. Hollantilainen SaaS-kasvuyritys Blue Billywig – jolla on toimistot Hilversumissa, Tukholmassa ja Singaporessa – valitsi jälkimmäisen. Ja BrightAnalyticsin.

”Blue Billywigin kolme toimistoa käyttävät kukin eri kirjanpito-ohjelmaa”, selittää Bas de Haan, talousjohtaja. ”Alankomaissa käytämme Exact Onlinea, Ruotsissa Fortnoxia ja Singaporessa Xeroa. Lisäksi ne kaikki raportoivat omassa valuutassaan. Johdon raportoinnissa haluamme nähdä kaikki konsolidoidut luvut. Käytimme tähän VIsionplanneria, joka toimii hyvin ja tarjoaa riittävät tiedot puhtaasti hollantilaisen hallinnon osalta. Heti kun työskentelet kansainvälisesti eri valuutoilla ja kirjanpito-ohjelmilla, tarvitset kuitenkin alustan, joka voi integroida kaiken tämän. Vielä vähän aikaa sitten teimme neljännesvuosiraporttimme Google Sheetsissä, mutta jäimme pian jälkeen. Lisäksi halusimme siirtyä kuukausittaiseen ja – mieluiten – viikoittaiseen tai jopa päivittäiseen raportointiin. Juuri sillä hetkellä BrightAnalytics otti meihin yhteyttä. On yllättävää, miten tällainen tapahtuu aina oikeaan aikaan.”

Käyttöönotto ilman vaikutusta liiketoimintaan

Pian järjestettiin esittelykokous, jonka jälkeen Blue Billywigin osakkeenomistajat otettiin mukaan ja pidettiin demo BrightAnalytics-alustan mahdollisuuksien esittelemiseksi. ”He lähestyivät meitä ensin, joten tarkastelimme myös muita vaihtoehtoja”, Bas jatkaa. ”Jotkut oli ensin rakennettava manuaalisesti, kuten Power BI. Mutta harkitsimme myös siirtymistä yhteen kirjanpito-ohjelmaan kaikissa toimipisteissä. Tämä olisi kuitenkin aiheuttanut korkeat käyttöönottokustannukset, jos olisimme halunneet räätälöidä sen tarpeisiimme. BrightAnalyticsin kanssa käyttöönottokustannuksia oli myös, mutta sillä välin pystyimme pitämään liiketoimintamme käynnissä normaalisti. Pidimme siitä todella, koska työntekijämme ovat tottuneet työskentelemään omien ja tuttujen ohjelmiensa kanssa. Uuteen järjestelmään siirtyminen on melko iso askel. BrightAnalyticsissa yhteys kirjanpito-ohjelmiin kolmessa toimipisteessämme oli joko jo luotu tai he olivat valmiita luomaan sen. Kaikki pystyivät jatkamaan työskentelyä työkalun käyttöönoton aikana, ilman että se vaikutti meneillään olevaan liiketoimintaan.”

Tämä teki Basista toiveikkaan myös tulevaisuuden suhteen. Loppujen lopuksi yritys aikoo jatkaa kasvuaan. ”Tiedämme nyt, että jos haluamme avata toimiston toiseen maahan, voimme vain ostaa sieltä paikallisen ohjelmistopaketin, koska se voidaan helposti yhdistää BrightAnalytics-alustaan. Vaikka APIa ei vielä olisikaan, se voidaan toteuttaa. Pidän todella siitä, että he ajattelevat kanssamme”, hän sanoo. ”BrightAnalyticsin ihmisillä on yrittäjähenkeä: aina on tilaa keskustella asioista ja tarvittaessa kehittää tai suunnitella asioita uudelleen.”

Eri valuutat muunnettu euroiksi päivän kurssin mukaan

Kaksi viikkoa myöhemmin BrightAnalytics oli toiminnassa. ”Yhteydet olivat kunnossa, budjetit oli integroitu, ja kaikki oli valmista”, Bas sanoo. ”Käyttöönoton osalta meiltä meni hyvin vähän aikaa päästä alkuun. Varsinaista koulutusta ei tarvittu. Saimme kyllä joitakin koulutussessioita, mutta se on niin intuitiivinen ja oivaltava, että saimme nopeasti selville, miten se toimii. BrightAnalyticsin myyntikontaktimme esitteli meille asiakaspalvelun yhteyshenkilömme, joka otti nopeasti yhteistyömme hoitoonsa. Jos on teknisempi ongelma, hän hankkii oikeat ihmiset ratkaisemaan sen. On mukavaa, että on yksi yhteyshenkilö, mutta loppujen lopuksi haluat asioiden ratkeavan nopeasti, eikä silloin ole väliä kuka sen tekee, kunhan se tapahtuu. Asiakaspalvelun yhteyshenkilömme huolehtii siitä.”

Siitä lähtien Blue Billywigin luvut ovat olleet saatavilla päivittäin, ja eri valuutat muunnetaan myös euroiksi päivittäisen vaihtokurssin mukaan. ”Nyt meillä on näkemyksiä konsolidoiduista luvuista mihin aikaan päivästä tahansa,” Bas jatkaa. ”Erityisesti osakkeenomistajamme arvostavat tätä: heidän tarvitsee vain kirjautua sisään, syöttää valintakriteerinsä ja he näkevät, mitä haluavat nähdä. Se helpottaa myös yhteistyötä talousosaston kanssa. Tietenkin laskuja on syötettävä sinne tänne, mutta päivittäin luvut ovat ajan tasalla. Tarkemmaksi tämä ei enää voi mennä. Ja samalla säästämme huomattavan määrän manuaalista työtä ja vähennämme virheriskiä.”

Jatkuva yleiskatsaus toteutuneista luvuista ja ennusteesta

Lisäksi Blue Billywig käyttää BrightAnalyticsia myös budjetointiinsa. ”Teimme tämän aiemmin myös Google Sheetsissä, mutta koska teimme manuaalisia muutoksia, se oli virhealtis. Tässä työkalussa voimme syöttää vuosibudjetin ja tehdä rullaavan ennusteen neljännesvuosittain. Tällä tavoin ennusteemme ja toteutuneet luvut ovat aina saatavilla. Lisäksi voit leikkiä eri skenaarioilla ja siten tehdä päätöksiä helpommin.”

Talousraportoinnin lisäksi Blue Billywig haluaa tulevaisuudessa perustaa operatiivisen raportoinnin BrightAnalyticsin kautta. ”Koska emme kuitenkaan vielä käytä ERP-järjestelmäämme täysimääräisesti, haluamme odottaa tämän kanssa hieman pidempään. Lisäksi voimme edelleen kehittyä BrightAnalyticsin talousraportoinnin käytössä hyödyntämällä esimerkiksi kassavirta-moduulia. On mukavaa, että voimme tutustua alustaan askel askeleelta eikä meidän tarvitse tehdä kaikkea kerralla. Voimme ensin hallita perusasiat ja laajentaa myöhemmin helposti.”