Poistan yritysten väliset liiketoimet luvuista yksinkertaisesti rastittamalla ruudun.

Konsolidoi hetkessä

Yritysten välisten liiketoimien helppo havaitseminen ja konsolidointi: se on Linum-konsernin ehdoton edellytys. Yhtiöllä on noin 15 yritystä eri maissa, joista yhdessä on eri valuutta. Finance Business Partner Eline Demeulemeester tarjoaa BrightAnalyticsin avulla tietoa konsernin taloudellisesta suorituskyvystä. Ja… se voi joskus johtaa hieman kilpailuun konttoripäälliköiden välillä.

”Kun tulin yritykseen noin kolme vuotta sitten, sain heti luvan aloittaa BrightAnalyticsin käyttöönoton”, Eline kertoo innostuneena. ”Siihen asti olimme käyttäneet Exceliä talousraportointiin: tiedot otettiin Centric FINACC – toiminnanohjausjärjestelmästämme ja ladattiin Exceliin. Koska Linum-konserniin kuuluu noin 15 suurta ja pientä yritystä, kaikkien näiden yritysten luvut oli asetettava vierekkäin, ja usein tarvittiin kaikenlaisia manipulaatioita, myös konsolidointia varten. Paljon työtä, ei kovin tehokasta ja valtavasti aikaa vievää.”

Rastita ruutu

Linum Group löysi BrightAnalytics-ratkaisun ulkoisen tilintarkastajansa VGD:n kautta. ”Koska en ole koskaan työskennellyt tällaisten työkalujen kanssa ennen kuin aloitin täällä, en tietenkään voi verrata niitä. BrightAnalytics toimii kuitenkin niin hyvin, ettei sitä tarvitse kyseenalaistaa. Nykyään koko talousraportointimme tehdään BrightAnalyticsin kautta: belgialaisten yhtiöidemme kuukausittaisesta tilinpäätöksestä ulkomaisten tytäryhtiöidemme neljännesvuosittaiseen tilinpäätökseen.”

Eline käyttää järjestelmää myös varausten seurantaan, sen tarkistamiseen, että kuukausimaksut ovat varmasti järjestelmässä, ja konsolidointiin. ”Laskemme paljon yritysten välisiä liiketoimia yrityksiemme välillä. Rastittamalla ruudun voin poistaa sen luvuista. Näin saamme yhdellä hiiren napsautuksella kokonaiskuvan luvuista ilman näitä tapahtumia. Voin myös helposti tarkistaa, että jokaisen yrityksen sisäisen myynnin vastineena on toisen yrityksen osto samalla ajanjaksolla.”

Automaattiset ja manuaaliset päivitykset

Se, että Eline voi itse tehdä manuaalisia päivityksiä BrightAnalyticsissa, on hänen mielestään tärkeä etu. ”Tietenkinjärjestelmä päivittyy automaattisesti joka ilta: tiedot luetaan Centric FINACCista. Mutta jos työstän lukuja itse päivän aikana, haluan, että voin tehdä manuaalisia päivityksiä jälkikäteen. Näin näen heti reaaliaikaiset tulokset ja tiedän, onko järjestelmässä kaikki kunnossa. Päätän itse, minkä yritysten luvut haluan nähdä, tai ryhmittelen ne yhteen. Esimerkiksi saksalaiselle johtajalle raportoin kahdesta saksalaisesta yrityksestä yhdessä yleiskatsauksessa. Sveitsin sivukonttorillemme on kätevää, että voin raportoida luvut – tarkoituksesta riippuen – sekä euroina että Sveitsin frangina.”

Toistaiseksi Eline on ainoa BrightAnalyticsin kanssa työskentelevä yritys. Hän lataa raportit ja jakaa ne muun muassa johdolle, mutta tulevaisuudessa on tarkoitus, että myös he itse näkevät raportit järjestelmästä. ”Päätämme sitten itse, kuka näkee mitäkin lukuja, ja annamme käyttäjille pääsyn vain siihen ajanjaksoon, jonka luvut on jo tosiasiallisesti suljettu”. Kaikki puhuvat samasta asiasta. Tätä tukee myös BrightAnalyticsin selkeä ja käyttäjäystävällinen ulkoasu, joka on sama kaikissa yrityksissä. Viime viikolla pidetyssä johtoryhmän kokouksessa tämä johti huvittaviin hetkiin, kun sivukonttorin johtajat alkoivat vertailla yrityksensä tai yritystensä tuloksia ja kilpailuhenki nousi esiin. Kätevää on myös se, että ulkopuolisella tilintarkastajallamme on pääsy järjestelmään ja hän näkee lukumme reaaliajassa. Jos otan heihin yhteyttä ja kysyn jotakin, he voivat katsoa lukuja heti.”

Lopuksi hän mainitsee yhteistyön BrightAnalyticsin kanssa: ”Jos minulla on kysyttävää tai ongelmia, saan aina erittäin nopean vastauksen. Kun halusimme lisätä uuden itävaltalaisen yrityksemme järjestelmään, linkki luotiin muutamassa päivässä. Arvostan myös sitä, että BrightAnalytics pyytää myös meiltä palautetta suunniteltua päivitystä varten. He ottavat huomioon sen, mitä me asiakkaina tarvitsemme päivittäisessä toiminnassamme. Hienoa!”