Silta laskentataulukoiden ja ERP-järjestelmien välillä
10 000 asiakasta, yli 250 erilaista tuotetta, neljä yksikköä kahdessa maassa – se on valtava määrä dataa, jonka CFO:n on hallittava ohjatakseen yritystä. Truls Vad Fjeldbergille, Trainorin CFO:lle, oli täysin selvää, että ammattilaisväline lisäisi valtavasti arvoa, kun kaikki tämä data saataisiin helposti käyttöön – ei vain taloudellisesta näkökulmasta, vaan myös operatiivisella tasolla. Siitä lähtien BrightAnalytics on auttanut ohjaamaan yritystä oikeaan suuntaan.
“Työni ydin ei niinkään ole lukujen raportoinnissa, vaan niiden taustalla olevien asioiden ymmärtämisessä,” Truls aloittaa. Jonkin aikaa sitten hän otti yhteyttä BrightAnalyticiin, koska Trainor tarvitsi taloudellisen konsolidointityökalun. Yritysryhmä koostuu neljästä yksiköstä Norjassa ja Ruotsissa. Siihen asti yritys oli luottanut raportoinnissa laskentataulukoihin – alun perin aiempien CFO:iden kehittämiin ja myöhemmin tarpeen mukaan muokattuihin. “Laskentataulukoiden päivittäminen ajantasaisiksi ja tarkkoiksi oli valtava tehtävä,” Truls jatkaa. “Halusin vahvemman ratkaisun, joka ei ainoastaan konsolidoi kaikkea tietoa reaaliajassa, vaan pysyy myös riippumattomana eri ERP-järjestelmistä, joita yritysryhmämme käyttää. Näihin kuuluvat esimerkiksi Fortnox ja Visma.net.”
Ennen Trainorille liittymistään Truls työskenteli toisessa yrityksessä, joka kohtasi samankaltaisia haasteita. “Siinä yrityksessä oli yksiköitä ympäri maailmaa. Olin siellä väliaikaisena CFO:na ja aloitin työkalun etsinnän konsolidointia ja talousraportointia varten. Pohdimme yhden suuren ERP-järjestelmän käyttöönottoa kaikille yksiköille, mutta se osoittautui vaikeaksi, sillä paikallisia mukautuksia tarvittiin aina eri maissa. Sitten törmäsin BrightAnalyticiin, joka pystyi toimimaan eri ERP-järjestelmien päällä. Meille se oli täydellinen kompromissi yhden suuren ERP:n ja laskentataulukoihin luottamisen välillä.”
Vertasiko hän BrightAnalyticsia Trainorilla vastaaviin ratkaisuihin? “Ei, meidän piti toimia nopeasti. Olin tehnyt vertailun jo edellisessä yrityksessäni. Tiesin, että se oli luotettava ratkaisu, joten päätös tehtiin nopeasti.”
Joustava ja vahva
Kun Trainor myöhemmin ostettiin, raportointiin liittyi uusi haaste. Siitä lähtien raportointia oli kahta tyyppiä: sisäinen johtamisraportointi ja konserniraportointi. “Onneksi käytimme jo tuolloin BrightAnalyticia. Työkalu antaa meille mahdollisuuden kartoittaa tilit joustavasti ja vahvasti molempia raportointivaatimuksia varten. Lisäksi käytämme eri tilirakenteita Norjassa ja Ruotsissa. BrightAnalytics konsolidoi kaiken yhteen paikkaan ja mahdollistaa myös yksityiskohtaisen poikkeamien analysoinnin. Tämä tekee tarvittavan tiedon hakemisesta helppoa. Toisin kuin staattinen järjestelmä tai ERP:hen liitetty laskentataulukko, BrightAnalyticsin kanssa lukujen käsittely on yksinkertaista. Tämä on meille merkittävä etu, sillä noudatamme useita raportointistandardeja. Minulta kysytään joskus, miksi emme valinneet PowerBI:tä. Aiemmista kokemuksista tiedän, että kyseinen työkalu ei anna hälytyksiä, kun jokin menee pieleen, esimerkiksi datalähteen muuttuessa. Vaikka voisimme teoriassa tehdä vastaavia analyyseja, aikaa menisi huomattavasti enemmän asetuksiin ja ylläpitoon.”
Myynnin ja tuotekehityksen hallinta
Kun talousraportointi – mukaan lukien tuloslaskelma, tase, budjetointi, uudelleenennusteet ja kassavirtalaskelmat – oli onnistuneesti toteutettu, Trainor alkoi käyttää ohjelmistoa yhä enemmän analytiikkaan. Tämä sisälsi näkemyksiä tuotteen, asiakassegmentin ja toimittajan tasolla. Truls selittää: “Meillä on noin 10 000 asiakasta ja noin 250 erilaista tuotetta. Keskeinen tehtävämme on analysoida, kuka ostaa mitä. Datan hallinta näin suuressa mittakaavassa on todellinen haaste. Työkalu, joka antaa meille nämä näkemykset, on olennaista liiketoimintamme ymmärtämiseksi. BrightAnalytics auttaa meitä tässä paremmin kuin ennen. Luvut, jotka saamme BrightAnalyticsista, ohjaavat myyntiosastoamme ja tuotekehitystä sekä tukevat keskustelujamme toimittajien kanssa. Näin ohjelmistoa ei käytetä pelkästään talousraportointiin, vaan myös yrityksen ohjaamiseen.”
Trainorilla kaikilla johtotason henkilöillä on pääsy järjestelmään, tosin eri käyttöoikeuksin. “COO käyttää sitä operatiivisella tasolla, ja myyntiosasto voi hakea itselleen relevanttia dataa. CEO puolestaan näkee selkeästi yrityksen taloudellisen tilanteen ilman sähköpostien lähettämistä. Mahdollisuus määrittää yksilölliset käyttöoikeudet on suuri etu: se varmistaa, ettei kaikki näe kaikkea ja tekee järjestelmästä helpomman käyttää. Käyttäjät eivät huku tarpeettomaan tietoon. Tämä on yksi syy siihen, miksi työkalu on käytettävissä myös ei-taloudellisille profiileille – mikä ei olisi mahdollista standardi ERP-järjestelmällä.”
Lopuksi Truls on erittäin tyytyväinen myös BrightAnalyticsin yhteistyöhön. “He haastavat minut ajattelemaan uusia mahdollisuuksia, ja minä puolestani haastan heitä hiomaan järjestelmää edelleen. He vastaavat nopeasti näihin pyyntöihin. Ja aina kun järjestelmässä on ollut ongelma, se on ratkaistu erittäin nopeasti. Erinomainen asiakaspalvelu,” hän päättää.
