Kaikki raportointiongelmat on ratkaistu yhdistämällä kirjanpitopakettimme BrightAnalyticsin kanssa.

Työvoimavaltaisesta ennakoivaan raportointiin

Yli 40 yritystä käsittävälle Van Wellen Groupille raportointi oli viime aikoihin asti melkoinen tehtävä. Erilaiset kirjanpitopaketit, automaattisten vertailujen puute sekä yritysten väliset liiketoimet ja konsolidoinnit tekivät talouspäällikkö Tom Bolsensille prosessista aikaa vievän ja intensiivisen. Mutta sen jälkeen, kun hän liittyi BrightAnalyticsin kanssa yhteen, se on menneisyyttä.

BrightAnalyticsin taloudellinen raportointi

”Ennen BrightAnalyticsia olin pikemminkin jäljessä ajasta kuin ennakoiva”, Tom aloittaa. ”Meillä on hyvä ja käyttäjäystävällinen kirjanpitopaketti, mutta se ei riitä raportointiin, koska konsernissamme on yli 40 yritystä. Aiemmin minun piti kirjautua useimpiin näistä yrityksistä erikseen, jotta sain lukuja, enkä voinut tehdä automaattisia vertailuja vuosien tai yritysten välillä. Toisten osalta teimme yhteistyötä ulkopuolisten rahoituspalvelujen tarjoajien kanssa, jotka toimittivat minulle lukujaan usein eri muodoissa. Syötin kaikki tiedot yrityskohtaisesti Exceliin ja tein käsittelyt siellä. On sanomattakin selvää, että tämä oli erittäin työlästä eikä lainkaan käyttäjäystävällistä.”

Tilannetta ei helpottanut se, että myös Van Wellen Group kasvoi tasaisesti – yritys on erikoistunut logistiikkakiinteistöihin Antwerpenin satamassa ja Grobbendonkissa sekä asuntokiinteistöjen kehittämiseen. ”Uusia yrityksiä ja toimipaikkoja lisättiin säännöllisesti, mikä edellytti myös raportointia. Lisäkasvua silmällä pitäen osakkeenomistajamme halusi myös nähdä luvut nopeammin, jotta hän voisi tehdä päätöksiä, suunnitella maksuvalmiutta ja tulevaisuutta.”

Yhteys lähes mihin tahansa kirjanpitopakettiin

Ammattimaisen raportointityökalun piti antaa Tomille nopea ja tarkka käsitys luvuista, tehdä vertailut helpoiksi, mahdollistaa budjetointi sekä helpottaa yritysten välisten liiketoimien ja konsolidointien jäljittämistä. ”Ja jos voisin, haluaisin myös pystyä seuraamaan asiakkaita ja toimittajia”, Tom sanoo. ”Aluksi ajattelimme vaihtaa kirjanpitopakettimme, mutta koska sitä oli tällä välin optimoitu, valitsimme lisäosan raportointia varten. Pankkimme oli kerran puhunut minulle BrightAnalyticsista. Kun olin ottamassa heihin yhteyttä, he sattuivat soittamaan minulle itse. Demo vakuutti minut heti, enkä ole sen jälkeen ottanut yhteyttä muihin toimittajiin.”

Kolme viikkoa myöhemmin Tom pystyi tarkastelemaan ensimmäisiä raportteja BrightAnalyticsissa. ”Raportointityökalun yhdistäminen kirjanpitopakettiimme oli lastenleikkiä, ainakin meistä se näytti siltä (nauraa). En tietenkään tiedä, mitä kulissien takana tapahtuu. Se, että BrightAnalyticsissa on yli 100 liitintä, joiden avulla se voidaan liittää lähes mihin tahansa kirjanpitopakettiin, oli meille lisäbonus. Sen ansiosta näen nyt kaikkien yritystemme luvut yhdessä raportissa, myös niiden, joiden kirjanpidon hoitaa ulkopuolinen kumppani. Tässä mielessä kaikki ongelmamme on ratkaistu yhdistämällä kirjanpitopakettimme BrightAnalyticsiin.”

Johdon raportointi ja konsernin sisäinen täsmäytys

Tom on myös vaikuttunut siitä, miten helposti johdon raportointi voidaan laatia ja yritysten väliset tapahtumat jäljittää. ”BrightAnalytics yhdistää numerot, ja raportoinnin määrittelen itse. Olin yllättynyt siitä, miten sujuvasti se sujui. Usein demon ja käytännön välillä on jonkin verran eroa, mutta tässä lupaukset toteutuivat tehokkaasti. Riitti, että hienosäädin johdon raportoinnin kerran ja linkitin 40 yrityksemme tilikaaviot oikeaan johdon raportointitiliin.”

”Juuri viime viikolla ostimme toisen yrityksen. Ilmoitin asiasta BrightAnalyticsille, sain yritysten välisen koodin, ja seuraavana päivänä näin yrityksen luvut alustalla ja pystyin integroimaan ne suoraan raportointiimme. On myös erittäin helppoa tehdä vertailua eri yhtiöiden, tilikausien, voimakkaimpien poikkeamien välillä, ….. Lyhyesti sanottuna voin nyt analysoida lukujamme paljon paremmin ja nopeammin ja reagoida ennakoivasti. Myös saamani palvelu on huippuluokkaa. Jos kysyn jotain, saan vastauksen muutaman tunnin kuluttua. Ja se on minulle tärkeää.”

Aikavoitto

Hän sanoo, että BrightAnalyticsin kanssa tehdyn yhteistyön aloittamisesta lähtien hän on saanut paljon aikaa, joten sulkemiset saadaan päätökseen nopeammin ja myös laadukkaammin. ”Yritysten välisen täsmäytyksen ansiosta näen helposti, onko tapahtuma jo kirjattu kaikissa mukana olevissa yrityksissä. Tämä näkyy mosaiikkina, jossa on laatat kutakin yritystä kohti. Jos laatta on vihreä, kaikki on kunnossa. Oranssi tai punainen osoittaa, että kyseessä on epäsuhta. Tällä tavoin on tullut erittäin helpoksi varmistaa, että yritysten väliset suoritukset vastaavat toisiaan tilinpäätöksessä.”

Tulevaisuudessa Tom haluaa käyttää työkalua myös operatiiviseen raportointiin. ”Tykkään ottaa asiat askel kerrallaan. Kun tavallinen kirjanpito on kunnossa, aloitamme kaikkien yritysten budjetoinnin. Sen jälkeen seuraa konsolidointi ja mahdollisesti maksuvalmiussuunnittelu. Se rauhoittaa minua siitä, että työkalu pystyy siihen ja kasvaa kanssamme.”