Excel-raportoinnistamme tuli yhä sekavampaa ja monimutkaisempaa. Siitä tuli kestämätöntä.

Aina suora konsolidoitu tulos

Kun et vain toimi kansainvälisesti vaan sinulla on neljä yritystä neljässä maassa, kirjanpito ja raportointi eivät ole yhtään helpompia. Myös Vincent Logistics kohtasi tämän haasteen. Kun yrityksen raportointitarpeet ylittivät Excel-rajapinnan, he siirtyivät BrightAnalyticsiin. Nykyään ne saavat yhdellä hiiren napsautuksella esiin viimeisimmät konsolidoidut luvut. Ja vieläpä neljästä kirjanpitopaketista ja kolmella tasolla.

”Vincent Logistics on logistiikka- ja kuljetusyritys, jolla on yksiköitä Belgiassa, Luxemburgissa, Alankomaissa ja Slovakiassa”, Caroline Vergotte aloittaa. Yhdessä miehensä kanssa hän johtaa Vincent Logisticsia. ”Haluamme pystyä seuraamaan yritystemme suorituskykyä. Tämä on kuitenkin kaikkea muuta kuin yksinkertaista: työskentelemme neljän eri kirjanpitopaketin tietojen kanssa, ja lisäksi jokaisella maalla on oma kirjanpitolainsäädäntönsä. Lisäksi haluamme pystyä suodattamaan yritysten väliset liiketoimet helposti pois tiedoista.”

Tähän asti Vincent Logistics käytti tähän tarkoitukseen Exceliä. ”Raportointimme muuttui kuitenkin yhä sekavammaksi ja monimutkaisemmaksi, sillä parametrit tulivat joka suunnasta ja kaavat olivat erittäin herkkiä ja monimutkaisia. Tämä alkoi olla kestämätöntä. Yritysten väliset liiketoimet oli myös poimittava luvuista manuaalisesti, mikä ei aina onnistunut. Täydellistä ja oikeaa konsolidoitua tulosta ei siis saatu. Tämä tarkoitti sitä, että meidän oli aina tulkittava lukuja varovasti, emmekä voineet koskaan luottaa niihin sataprosenttisesti.

Räätälöity automaattinen kustannusten kohdentaminen

Vincent Logistics etsi työkalua, joka voisi auttaa. Yrityksen pankki neuvoi heitä tietyssä vaiheessa neuvottelemaan BrightAnalyticsin kanssa. ”Siinä vaiheessa olin jo tutkinut useita mahdollisia työkaluja, mutta en ollut vielä löytänyt liiketoimintaamme sopivaa ratkaisua”, Caroline kertoo. ”Joko ne olivat liian suuria ja siksi liian kalliita meille pk-yritykselle tai ne eivät pystyneet vastaamaan pyyntöömme suorasta konsolidoinnista. Istuttuamme alas BrightAnalyticsin kanssa ja nähtyämme työkalun demon, löysimme etsimämme.”

Kirjanpitäjä Christine Bronckart liittyy hänen seuraansa: ”Meille pisti heti silmään, että kyseessä oli hyvin visuaalinen ja graafisesti vahva ratkaisu. Pystyimme myös konfiguroimaan BrightAnalyticsin tarpeidemme mukaan. Käytämme kirjanpidossamme kolmea analyysitasoa: haluamme pystyä analysoimaan tietoja kaluston, kuljetusluokkien ja polttoaineiden perusteella. Raportointimme piti olla samanlaista kuin mitä olimme tehneet Excelissä siihen asti, mutta helpompaa, nopeampaa ja virheettömämpää. BrightAnalytics sisällytti lopulta Excelin tuloslaskelmat työkaluun. Mukaan lukien räätälöity automaattinen kustannusten kohdentaminen kustannuksille, joita ei voida kohdistaa nimikkeelle.”

Määritä omat lisäsuhteesi

IT-projektipäällikkö Christoph Mennicken, joka vastasi alustavasta analyysistä ja kartoituksesta, pitää BrightAnalyticsin helppokäyttöisyyttä myös erinomaisena. ”Työkalu on hyvin intuitiivinen. Lisäksi voimme napsauttaa sen läpi pienimpiin yksityiskohtiin asti. Jopa skannattua laskua myöten! Budjettilukujen vertaaminen todelliseen suoritukseen on nopeaa ja helppoa. Ja voimme sulkea pois yritysten väliset laskut yhdellä napsautuksella. Kommenttitoiminto varmistaa, että kirjanpitäjät voivat selittää silmiinpistävät luvut kuukausiraportoinnissa johdolle. Kätevää!”

Hän pitää myös sitä, että BrightAnalyticsin puolen päivän koulutuksen jälkeen hän voi itse määritellä ja luoda uusia tunnuslukuja, joita yritys haluaa valvoa, tärkeänä etuna. ”Näin varmistamme, että voimme seurata asianmukaisesti yrityksemme kannalta olennaisimpia asioita. Esimerkiksi Covid-19:n avulla voimme kiinnittää tavallista enemmän huomiota tiettyihin parametreihin. Ne on helppo nähdä näytöllä ilman ulkoista ohjelmoijaa. Ja BrightAnalytics auttaa meitä kysymyksissä ja ongelmissa. He vastaavat nopeasti, ovat hyvin dynaamisia ja ovat aina löytäneet ratkaisun. Se on onnistunut kumppanuus!

Caroline Vergotten (talousjohtaja) vinkki kaikille vastaavaa hanketta harkitseville:

”Valmistaudu hyvin, jos haluat ottaa käyttöön raportointityökalun: mitä haluat saada työkalusta irti? Miten saat tiedot eri kirjanpitopaketeista työkaluun? Ja miten rakennat raportointisi johdonmukaisesti ja loogisesti? Tämä vie aikaa. Älä tee työtä nopeasti vaan perusteellisesti. BrightAnalytics pystyy sitten mukautumaan nopeasti, ja ratkaisusi on käytössä hetkessä.