Voimme nyt itse seurata lukuja ja suorituskykyindikaattoreita lähes päivittäin.

Työskentelet itsenäisemmin, tehokkaammin ja ennakoivammin lukujen kanssa.

Kortrijkissa toimiva innovatiivinen BM Engineering sai viime aikoihin asti käsityksen nykyisistä luvuista vain kerran neljännesvuosittain: silloin ulkopuolinen kirjanpitäjä konsolidoi ja suodatti yritysten väliset liiketoimet seitsemän kirjanpitojärjestelmän tiedoista. Kasvavalle yritykselle se voisi olla paljon dynaamisempaa, joten he valitsivat BrightAnalyticsin, joka liitettiin heidän SAAS-ympäristöönsä Yukiin.

Toimintamme on – osittain aiempien yritysostojen vuoksi – jakautunut useisiin yhtiöihin, joiden yläpuolella on holdingyhtiö”, aloittaa toimitusjohtaja ja perustaja Jan Leye. ”Tämän seurauksena meillä on seitsemän kirjanpitojärjestelmää, jotka siirrettiin Yukiin noin kaksi vuotta sitten. Haluamme konsolidoida kaikki nämä luvut, ja meidän on pystyttävä suodattamaan pois yritysten väliset liiketoimet. Ulkopuolinen kirjanpitäjämme teki tämän kerran neljännesvuosittain, mutta meillä ei ollut reaaliaikaisia lukuja.”

Lisäksi BM Engineering suoritti useita KPI-laskelmia, joita varten se vei tietoja eri ohjelmista Exceliin seuratakseen yrityksen eri osastojen suorituskykyä. ”Meidän piti tehdä tämä myös manuaalisesti”, jatkaa toimistopäällikkö Caroline Claeren, ”mikä vei paljon aikaa. Tämän vuoksi emme pystyneet laatimaan tunnuslukuraportteja useammin kuin kerran neljännesvuodessa. Tämän oli muututtava.”

BM Engineering on etsinyt ratkaisua tavoitteenaan luoda riippumattomampaa, tehokkaampaa ja ennakoivampaa näkemystä. ”Otimme yhteyttä BrightAnalyticsiin ja yhteen muuhun toimittajaan, mutta päätimme melko nopeasti BrightAnalyticsin hyväksi. Tämä johtui heidän online-demostaan, joka oli erittäin vakuuttava. Pidimme myös siitä, että heillä oli jo yhteyksiä Yukiin. Se, että he ovat meidän tavoin sijoittautuneet Länsi-Flanderiin, oli meille lisäbonus”, Jan sanoo.

Esittelystä toteutukseen: asiakastyytyväisyyteen keskittyminen

Tällä välin BrightAnalytics on toiminut BM Engineeringissä vuoden ajan, ja sekä Jan että Caroline ovat hyvin innostuneita. ”Caroline varmisti yksin järjestelmän onnistuneen käyttöönoton”, Jan sanoo. ”BrightAnalyticsissa meillä on erittäin pätevä yhteyshenkilö, joka on auttanut meitä matkan varrella. Voit aistia, että tämä yritys panostaa asiakastyytyväisyyteen. Sopimuksen allekirjoittamista koskevasta esittelystä ja koko historiatietojen tuontiprosessista alkaen aina kysymystemme täyttämiseen asti. Hämmästyttävän lyhyessä ajassa BrightAnalytics otettiin käyttöön ja se toimi. Jos silloin tällöin ilmenee ongelmia – joita tietysti voi esiintyä – ne ratkaistaan aina hyvin nopeasti.”

”Minusta tuntuu, että täällä on nuori joukko ihmisiä, jotka ovat valmiita auttamaan”, Caroline on samaa mieltä. ”Kun soitan, he haluavat aina auttaa heti. Nykyään emme tarvitse heitä kovin usein, koska järjestelmä ei kaadu helposti. Otamme heihin yhteyttä vain silloin, kun haluamme aloittaa jotain uutta.”

Jopa yrityksen ulkopuolinen kirjanpitäjä oli hämmästynyt siitä, miten nopeasti alusta saatiin käyttöön. Nykyään hän käyttää BrightAnalyticsia BM Engineeringiin, ja se säästää häneltä melkoisesti työtä. ”Lisäksi voimme nyt seurata lukuja ja tunnuslukuja lähes päivittäin”, Caroline lisää. ”Päivä sen jälkeen, kun laskut on ladattu Yukiin, meillä on jo käsitys tämänhetkisistä luvuista, kun aiemmin viiveitä oli kolme kuukautta. Ja vieläpä paljon vähemmällä manuaalisella työllä.”

Ei enää keskustelua luvuista

Koska jokaisella osastopäälliköllä on pääsy BrightAnalytics-järjestelmään, lukujen suhteen on vähemmän epäselvyyksiä. ”Yhteistyökumppanit näkevät kuukauden luvut ja voivat myös siirtyä laskutustasolle, jos heillä on epäilyksiä. Tämä lisää sisäistä avoimuutta”, Jan sanoo. ”Kaikki tietävät, miten virtaus toimii: tiedot menevät ERP-paketistamme Team Leader Orbitista Yukiin ja sieltä BrightAnalyticsiin. Tätä ei enää kyseenalaisteta, mitä ennen tapahtui, koska siihen liittyi paljon manuaalista työtä, joka aiheutti paljon ylimääräisiä tarkistuksia.”

BrightAnalyticsin käyttöönotto mahdollisti myös BM Engineeringin budjetoinnin. ”Emme tehneet sitä ennen kuin vasta äskettäin, koska meillä ei ollut välineitä budjettien valvomiseen. Nykyään tämä on täysin mahdollista BrightAnalyticsissa. Siitä pidän tässä ohjelmistossa, että sillä ei ole päätepistettä. Mahdollisuuksia on vielä niiden lisäksi, joita jo käytämme. Luulen, että keskustelemme BrightAnalyticsin kanssa ensi vuonna nähdäkseni, miten voimme käyttää vielä enemmän toimintoja esimerkiksi kassanhallinnan ja operatiivisen raportoinnin alalla. Näin me kasvamme, ja BrightAnalytics kasvaa kanssamme.”