"BrightAnalytics oli kuorrutus kakun päälle siirryttäessä paperisesta kirjanpidosta digitaaliseen kirjanpitoon. "

Päätösten perusta

Dries Holvoetin tehtävänä oli siirtyä paperisesta kirjanpitojärjestelmästä nopeaan digitaaliseen ratkaisuun, kun hän tuli De Laet & Van Haveriin.
Yritys oli kasvanut pienestä lihakaupasta paljon suuremmaksi.
Viiden liiketoimintayksikön myötä oli tullut aika automatisoidulle taloudelliselle ja toiminnalliselle raportoinnille.
Siitä lähtien BrightAnalytics-ohjelmisto on tarjonnut perustan strategisille päätöksille.

“Kaikki alkoi yhdestä lihakaupasta Hovessa”, aloittaa toimitusjohtaja Dries Holvoet.
“Mutta ajan myötä organisaatiomme kasvoi, ja nykyään meillä on viisi yritystä. Liiketoiminnan painopiste on aina ollut lihassa: tavoitteenamme oli tarjota laadukkaita leikkeleitä ja lihatuotteita. Painopiste ei ollut nykyaikaisessa kirjanpidossa. Kirjanpitäjä käsitteli numerot, mutta niille ei tehty mitään muuta; emme olleet dataan perustuva yritys.”

Se muuttui, kun Dries tuli mukaan.
“Minut palkattiin toteuttamaan muutos ja siirtymään paperisesta kirjanpidosta nopeaan digitaaliseen ratkaisuun, jotta meillä olisi vahvempi perusta kasvun tukemiseksi. Osana tätä oli se, että päätöksemme perustuivat enemmän numeroihin. Etsin työkalua, joka voisi tukea meitä tässä, ja pidin tärkeänä, että voisimme sekä analysoida että visualisoida tietoja. Lisäksi halusin pystyä rajoittamaan tiettyjä tietoja määrittelemällä eri rooleja, sillä kaikkien organisaatiossa ei tarvitse nähdä kaikkea.”
Hän vertasi kahta mahdollista ratkaisua, joista BrightAnalytics oli yksi.
“Miellyttävä yhteydenotto BrightAnalyticsin myyntiosastoon ja se, että kirjanpitäjämme suositteli tätä työkalua, vakuuttivat minut. Lisäetuna oli se, että BrightAnalyticsilla oli jo integraatiot kirjanpitopakettiimme.”

Hyvin perustellut päätökset

Kolme vuotta alustan käyttöönoton jälkeen BrightAnalyticsia käytetään nyt usein organisaation eri profiileissa.
“BrightAnalytics oli kirsikka paperisesta kirjanpidosta digitaaliseen kirjanpitoon siirtymisessä. Se varmistaa, että luvut puhuttelevat laajempaa ihmisryhmää tehtaan operatiivisesta henkilöstöstä yrityksen omistajaan, joka voi säännöllisesti tarkastella sekä kirjanpito- että toimintalukuja”. Jos näen kaukana kollegoita, joilla on sininen näyttö, tiedän, että he työskentelevät BrightAnalyticsissa. Viittaamme nyt lukuihimme paljon useammin. Kun esimerkiksi myyntiosasto epäilee, että tietyn asiakassegmentin merkitys kasvaa, katsomme refleksinomaisesti, mitä tuloja kyseinen segmentti todellisuudessa edustaa. Numerot ovat nykyään useammin argumentti päätöksenteossa kuin ennen. Ja tämä on BrightAnalyticsin ansiota, sillä se tekee tästä hyvin näkyvää. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa sen, että eri ihmiset voivat tarkastella tietoja eri linssien kautta. Esimerkiksi minun asemassani olevalla henkilöllä, myyntipäälliköllä tai myymäläpäälliköllä on eri roolit.”

Bruttomarginaalien seuranta

Se, että BrightAnalyticsin ja toiminnanohjausjärjestelmän välillä on vain yksisuuntainen viestintä, motivoi Driesiä myös kannustamaan työntekijöitä todella sitoutumaan BrightAnalyticsin mahdollisuuksiin ja tutkimaan niitä.
“ERP-järjestelmässämme tällaisia tapauksia on sattunut aiemminkin”, hän selittää.
“Eräs kollega veti kerran tilaston, joka epähuomiossa kirjoitti pois aktiiviset tiedot, jotka piti vielä lähettää kirjanpitoon. BrightAnalyticsin kanssa tällaista ei voi tapahtua, koska se ei lähetä mitään takaisin ERP-järjestelmään”. Tämä saa kaikki tuntemaan olonsa mukavaksi kokeilemalla jotain uutta BrightAnalyticsissa tai tekemällä hakuja. He tietävät, etteivät he voi mennä pieleen.”

Dries työskentelee itse järjestelmässä noin kolme kertaa viikossa.
“Ei mene viikkoakaan ilman BrightAnalyticsin konsultointia eri syistä. Useimmin käyttämämme sovellukset ovat johdon raportointi taloushallinnossa ja Tilaukset vs. laskut toiminnassa. Johdon raportointi esittää tärkeät luvut visuaalisesti houkuttelevasti. Rahoitussovelluksen avulla voimme seurata tarkasti bruttokatteitamme. Esimerkiksi pari vuotta sitten tapahtuneen hintojen nousun vaikutuksen pystyimme osoittamaan selvästi. Lisäksi lisäämme itse tiettyjä yrityskohtaisia tunnuslukuja, joiden avulla voimme näyttää useita omia tunnuslukujamme.”

Uusien markkinoiden liiketoiminta-ajatus

Lisäksi Dries ja hänen kollegansa valmistelevat BrightAnalyticsin avulla myös myyntikokouksia, suunnittelua ja tuotantomäärien arviointia.
“Muutamalla klikkauksella saan selville, kuinka paljon jauhelihaa on myyty leipureille makkarakääryleiden valmistusta varten. En olisi koskaan löytänyt sitä näin nopeasti ERP-järjestelmästämme. Koska tämä on mahdollista BrightAnalyticsin avulla, käytämme näitä ominaisuuksia aktiivisesti myynnissä ja ennustamisessa. Voin myös luoda koodeja eri asiakastyypeille, jolloin voin sukeltaa vielä syvemmälle tietoihin. Hienoa tässä järjestelmässä on se, että se tarjoaa useita vakiopaketteja, joten meidän ei tarvitse keksiä pyörää joka kerta uudelleen. Tilaukset vs. laskut on hyvä esimerkki tästä. Ja jos haluan tehdä muutoksen, voin pyytää sitä asiakaspalvelusta. BrightAnalytics on panostanut tähän voimakkaasti, ja heidän palvelunsa on nykyään erinomaista. Yhteyshenkilöni on hyvin proaktiivinen: hän ottaa minuun yhteyttä aina silloin tällöin kysyäkseen, voiko hän tehdä vielä jotain muuta puolestani.”

BrightAnalyticsin ansiosta voin nyt myös tarkastella kaikkia asiakkaiden ja toimittajien volyymia kaikissa yrityksissä yhdellä napsautuksella.
“Tämä koskee yhtiömme kattavia asioita. Se on asia, jonka voin epäilemättä hoitaa tehokkaammin BrightAnalyticsin yritysten välisen vaihtoehdon avulla. Se on todennäköisesti seuraava askeleemme”, hän päättää.