"Harkitsimme, että rakentaisimme jotain itse, mutta tajusimme nopeasti, että jos käytämme tähän kapasiteettia, se tapahtuu niiden resurssien kustannuksella, joita voisimme käyttää omien tuotteidemme parantamiseen."

Saumaton taloudellinen integraatio osta ja rakenna -strategiassa

Hollantilainen Spotler on perustamisestaan lähtien kehittynyt sähköpostipalvelun tarjoajasta kaikkikanavaiseksi tietoon perustuvien markkinoinnin automaatio-ohjelmistojen toimittajaksi. Osta ja rakenna -strategian ansiosta organisaatio on kasvanut voimakkaasti, ja nykyään se kokoaa yhteen useita yksityisiä osakeyhtiöitä (BV) eri maissa. Mutta miten talousjohtaja voi varmistaa, että nämä yritykset integroidaan saumattomasti taloudellisesti ja mieluiten tehokkaasti? BrightAnalytics.

“Kun ostamme organisaation, on aina otettava useita askeleita, jotta yritys voidaan integroida”, aloittaa talousjohtaja Paul Brentjens. “Tämä koskee sekä tuotevalikoimaa että itse organisaation integrointia. Tehostaaksemme asioita ja keskittyäksemme synergiaan olemme asettaneet kaikki yritysostot yhden johdon alaisuuteen maittain kaikilla markkinoilla, joilla toimimme. Kun konsernimme laajeni, aloimme myös hallita keskitetysti markkinointia, kehitystoimintaa, rahoitusta ja henkilöstöhallintoa. Tämän seurauksena yritysten ja maiden väliset ristiinlaskut ja siirtohinnoittelu ovat lisääntyneet. Aiemmin pystyimme katsomaan yhtä yksityistä osakeyhtiötä (BV) ja helposti kertomaan, miten asiat menivät, mutta kaikkien yritysten välisten liiketoimien myötä tästä on tullut yhä vaikeampaa.”

Vaatimukset, jotka Spotlerin konsolidointipaketin oli täytettävä, tiukkenivat entisestään. “Vielä vuosi sitten käytimme toista työkalua konsolidointiin ja raportointiin”, Paul jatkaa. “Olimme kehittäneet tämän ohjelmiston avulla lähestymistavan, joka toimi kohtuullisen hyvin, mutta se vaati edelleen melko paljon manuaalisia vaiheita. Siksi aloimme etsiä toista ratkaisua. Harkitsimme jonkin ratkaisun rakentamista itse, mutta tajusimme nopeasti: jos käytämme tähän kapasiteettia, se tapahtuu niiden resurssien kustannuksella, joita voisimme käyttää omien tuotteidemme parantamiseen”. Talousosastona joudumme usein taistelemaan kapasiteetista. Jos muut voivat tehdä tämän tehokkaammin, miksi tekisimme sen itse?”

Päivittäiset automaattiset päivitykset Excelin heikkojen päivitysten sijaan

Kun Paul myöhemmin tutustui BrightAnalyticsiin, kävi ilmi, että ohjelmistolla oli useita Spotlerille sopivia etuja. Yritys päätti aloittaa neljällä hallinnolla, jotta ratkaisu voitaisiin ottaa käyttöön vaiheittain. “BrightAnalyticsilla oli monia vahvuuksia, mutta halusimme nähdä, edistyisimmekö todella näillä osa-alueilla ja varmistaa, ettemme menettäisi liikaa muita toiminnallisuuksia”, Paul selittää. Kun kaikki toimi sujuvasti muutaman viikon kuluttua, päätettiin laajentaa edelleen.

Mitkä olivat BrightAnalyticsin edut Spotlerille? “Ensinnäkin BrightAnalytics oli helppo ja nopea yhdistää käyttämiimme eri ohjelmistopaketteihin”, Paul vastaa. “Sopimusten keskitettyyn hallinnointiin käytämme Youniumia, kun taas taloushallinnossa käytämme eri välineitä kussakin maassa. Alankomaissa käytämme Yukia, Yhdistyneessä kuningaskunnassa työskentelemme Xeron kanssa, Ruotsissa käytämme PE Accountingia ja Saksassa Dateviä. BrightAnalyticsin ja kaikkien näiden järjestelmien välisen integraation ansiosta saamme nyt päivittäin syötteitä hallinnostamme sen sijaan, että meidän pitäisi tuoda ne viikoittain Excelin kautta. Lisäksi monivaluuttaisuus on meille merkittävä etu. Aiemmin muunnimme Yhdistyneen kuningaskunnan luvut euroiksi, mikä tarkoitti, että Yhdistyneen kuningaskunnan tiimi ei voinut tarkastella lukujaan puntina. BrightAnalyticsin avulla he pystyvät siihen.”

Kolmas syy, miksi Spotler arvioi BrightAnalyticsin ohjelmistoa myönteisesti, on sen kyky työskennellä useiden raportointirakenteiden kanssa. “Meillä on perinteinen ulkoasu, kuten vuositilinpäätös, jossa esimerkiksi henkilöstökulut on ryhmitelty ‘toimintakulujen’ alle”, Paul selittää. “Toiminnallisessa raportoinnissa, jossa keskitytään siihen, miten johdamme liiketoimintaa, henkilöstökustannukset on kuitenkin eritelty osastoittain. Yrityksenä noudatamme kolmea pääasiallista tulorakennetta: toistuvat tulot, transaktiotulot ja palvelutulot. Jaottelemme myös kustannuksemme samalla tavalla. Toiminnallisessa raportoinnissa kohdistamme palvelutuloja tuottavan henkilöstön palvelukustannuksiin ja asiakaspalveluhenkilöstön kaltaisen henkilöstön toistuviin kustannuksiin. Meillä oli tämä toiminnallinen rakenne myös edellisessä työkalussamme, mutta emme voineet siirtyä siitä perinteiseen ulkoasuun, jotta se olisi yhdenmukainen tilinpäätöksen kanssa. BrightAnalyticsin avulla voimme.”

Ja sitten on vielä konsolidointisovellus: “Kun teemme yritysoston kesken tilikauden, emme aina halua sisällyttää sen tuottoa raportointiin. Joskus kuitenkin teemme niin, esimerkiksi kun vertaamme tietyn kuukauden lukuja edellisen vuoden vastaavaan kuukauteen arvioidaksemme hankinnan osuutta. Tämä oli haastavaa edellisessä työkalussamme: jouduimme käyttämään näennäishallintoa ja kaikenlaisia kiertoteitä, kun taas BrightAnalyticsissa tämä toiminto on helposti saatavilla. Lopuksi voin myös porautua lukuihin pitäen visuaalisen näkymän samana. Tämä on helpottanut poikkeamien analysointia.”

Enemmän aikaa sille, mikä on todella tärkeää

On selvää, että Spotlerin kasvutarina – tavoitteena on tehdä yksi yrityskauppa vuodessa – on ollut merkittävässä roolissa BrightAnalyticsin kanssa tehtävää yhteistyötä koskevassa päätöksessä. Paul jatkaa: “Toisaalta BrightAnalyticsin tarjoamat tiedot, erityisesti luvut ennen tiettyä yritysostoa, ovat tärkeitä.” Onko yritys myös säästänyt paljon aikaa sen ansiosta? “Sitä on vaikea sanoa, sillä en voi verrata näitä kahta työkalua suoraan tässä suhteessa. Luulen, että käytämme BrightAnalyticsissa nyt enemmän aikaa kuin aiemmassa työkalussa, mutta käytämme aikaa mielekkäämmin: analysoimalla lukuja sen sijaan, että keräämme, tuomme tai viemme niitä manuaalisesti”, Paul toteaa lopuksi.