"Ilman BrightAnalyticsia häärisimme Excel-listojen kanssa, tekisimme manuaalisia konsolidointeja ja tekisimme virheitä helpommin."

Noin puolessatoista päivässä luotettava ja kattava raportointi…

Talousjohtaja Tim De Reyck tutustui BrightAnalyticsiin jo vuonna 2017, kun hän johti omaa startup-yritystä. Ohjelmiston edut olivat hänelle niin selvät, että myytyään yrityksensä hän ehdotti uudelle työnantajalleen, Technics & Applicationsille, ensimmäisen viikon aikana monimutkaisen ja aikaa vievän Excel-raportoinnin korvaamista BrightAnalyticsin joustavuudella ja helppoudella.

“Aloitin yhteistyön BrightAnalyticsin kanssa melko pian ohjelmistoyritykseni perustamisen jälkeen”, Tim aloittaa. “Se oli tuolloin vielä hyvin nuori startup-yritys, mutta demon ja erään perustajan kanssa käydyn keskustelun jälkeen sain minut nopeasti vakuuttuneeksi siitä, että minun oli tehtävä yhteistyötä heidän kanssaan. Meillä oli kunnianhimoisia suunnitelmia kansainvälisellä tasolla, ja meillä oli sivuliikkeitä muun muassa Puolassa ja Kiinassa. Halusin yhdistää nopeasti eri maiden erilaiset kirjanpitopaketit.” BrightAnalyticsin valinta oli Timin mielestä itsestäänselvyys, kuten hän itse asian ilmaisee: “Ne tarjosivat valtavan joustavuuden lisäksi myös pilvipalvelun lataustoiminnallisuuden, johon voisin soveltaa omaa hallintakerrostani/kartoitustani. Ilman BrightAnalyticsia joutuisimme näpyttelemään Excel-listoja, tekemään manuaalisia konsolidointeja ja tekemään virheitä helpommin. Olin siis jo varhain vakuuttunut paketin mahdollisuuksista.”

Vahva fuusioissa ja yritysostoissa

Viisi vuotta myöhemmin, kun Tim myi startup-yrityksensä ja siirtyi talousjohtajaksi Technics & Applications -yhtiöön, joka on yksi Waterland Private Equityn sijoitusyhtiöistä, hän jatkoi BrightAnalyticsin hyödyntämistä.
“T&A:lla on tuotantolaitoksia Belgiassa ja Ranskassa, mutta se etsii jatkuvasti fuusioita ja yritysostoja lisätäkseen lisää yrityksiä konserniin”, Tim jatkaa. “Aiemmasta yhteistyöstämme tiesin, että BrightAnalytics on erinomainen tällä alalla. Kun Waterland Private Equitystä tuli T&A:n enemmistöosakas, meillä oli suhteellisen monimutkainen rakenne, joka koostui eri yrityksistä, joista jokainen käytti erilaisia ERP-paketteja: Wingsistä Exact Onlineen ja Odoosta Navisioniin. Ilman BrightAnalyticsin kaltaista pakettia konsolidoinnin määrittäminen on lähes mahdotonta. Edeltäjäni teki kaiken tämän Excelissä.
Mutta siinä raportoinnissa löysin paljon epäjohdonmukaisuuksia.”

Siksi hän päätti lähes välittömästi lopettaa manuaalisen raportointimenetelmän ja ottaa käyttöön BrightAnalyticsin. “Ensimmäisellä viikolla, kun työskentelin T&A:ssa, otin asian esille: ‘Jos haluatte kunnollista ja nopeaa johdon raportointia, haluan ottaa BrightAnalyticsin käyttöön‘. Johto oli nopeasti vakuuttunut. En tuntenut enää tarvetta vertailla mahdollisia vaihtoehtoja.
Olin tottunut työskentelemään BrightAnalyticsin kanssa ja olin tyytyväinen toiminnallisuuksiin ja tukeen.”

Ainoat edut

Toiminnanohjauspaketit yhdistettiin ja luotiin vankka hallintorakenne, jonka avulla Tim pystyi esittämään Waterland Private Equitylle luotettavan johdon raportoinnin. “Koko integraatio kesti yhteensä vajaat kaksi kuukautta, mikä on hyvin vähän, kun otetaan huomioon eri pakettien monimutkaisuus. Merkittäviä etuja ovat valtava joustavuus, jonka ansiosta voimme ladata nopeasti tietoja eri toiminnanohjauspaketeista, ja se, että voimme muuntaa ne helposti itse rakentamaamme hallintorakenteeseen. Sekä yritysten välisten liiketoimien poistaminen että konsolidointi sujuvat nyt paljon sujuvammin.
Lisäksi säästämme valtavasti aikaa: kun kirjanpitäjät olivat valmiit, edeltäjäni käytti vielä viisi kokonaista päivää raportointiin. Nyt saamme sen valmiiksi noin puolessatoista päivässä, mukaan lukien johdon ja hallituksen raportointi. Ero on valtava.”

Tim tietää, että hän voi luottaa lukuihin täysin. “Olemme nyt siirtymässä vanhasta Navisionista Microsoft Dynamics Business Centraliin. Monet yritykset lisäävät päälle business intelligence -kerroksen poimiakseen tarvitsemansa tiedot. Puhtaasti taloudellisia tarkoituksia varten tämä ei ole minulle tarpeen, koska luotan BrightAnalyticsiin ja pakettiin luomaamme asetukseen.” Hän arvioi myönteisesti myös yhteistyötä ja tukea: “Joskus on ongelmia, mutta niin tapahtuu kaikkialla. Tärkeintä on, että BrightAnalyticsin tiimi vastaa nopeasti. Heidän tukensa on erittäin hyvä ja reagoiva. Vuosien varrella olen nähnyt organisaation kasvavan, mutta en ole kokenut sitä haitaksi. Päinvastoin, meitä autetaan aina nopeasti.”

Tarkat päivittäiset ennusteet

Viime kuukausien aikana T&A on käyttänyt myös BrightAnalyticsin operatiivista moduulia, joka tarjoaa tietoa tuotantoyhtiöiden putkistosta. Tämäkin vaikuttaa merkittävästi. Tim selittää: “Meidät tunnetaan toimittajana siitä, että pystymme toimittamaan hyvin nopeasti. Tämä on tärkeää uima-allasalalla, koska asiakkaat haluavat suojata uuden altaan lialta ja säästää energiaa mahdollisimman pian. Samalla mittaukset voidaan tehdä vain, kun betoniallas on kuiva. Tämä tarkoittaa, että meillä on hyvin vähän aikaa mittauksen ja suojakannen toimittamisen välillä. Sillä, että voimme toimittaa hyvin nopeasti, on se haittapuoli, että on vaikea arvioida, miten päätämme kuukauden, millaisia tuloja saamme, mikä on vaikutus varastoon ja millaisia kustannuksia aiheutuu. Siksi valitsimme operatiivisen moduulin: sen avulla voimme tehdä mahdollisimman tarkkoja ennusteita päivittäin ja raportoida niistä sekä pankille että osakkeenomistajille. Käytämme moduulia myös nähdäksemme, miten myyntiä verrataan eri asiakkaiden, asiakasryhmien ja maiden välillä sekä kustannusten että tulojen näkökulmasta. Kun tiedämme esimerkiksi jakautumisen tärkeimpien toimittajien kesken, voimme neuvotella paremmista ostoehdoista. Moduulin avulla johto voi mahdollisuuksien mukaan asettaa ja mukauttaa strategisia tavoitteita eri yritysten välillä.”