"Joka aamuisten Health Check -hälytysten ansiosta tiedämme, milloin karttojen päivitys on tarpeen. Tämä antaa meille mielenrauhaa: voimme aina luottaa numeroihin."

Poistu Excelistä, syötä tehokkuus

Kun tanskalainen käsityöläispanimo To Øl investoi ensimmäisen kerran taloudelliseen raportointivälineeseen, se ei lopulta täyttänyt vaatimuksia. Ohjelmisto hylättiin nopeasti, ja yritys palasi tuttuihin Excel-taulukoihin. Mutta se ei ollut oikein toimiva, kun oli viisi yritystä ja lukuisia yritysten välisiä liiketoimia. Lokakuusta 2022 lähtien he ovat käyttäneet BrightAnalyticsia. Sillä on ollut suuri merkitys, kuten kävi ilmi.

Jo ennen kuin talouspäällikkö James Parsons liittyi To Øliin, yritys etsi ohjelmistoa talousraportointia varten.“Koska yrityksellämme on yhteensä viisi tytäryhtiötä, tarvitsimme työkalun, jonka avulla voimme eliminoida yritysten väliset liiketoimet“, James aloittaa. “Svinningessä sijaitsevan tuotantolaitoksemme ja Kööpenhaminassa sijaitsevan panimobaarimme välillä liikkuu paljon myyntiä edestakaisin. Lisäksi budjetoimme yksityiskohtaisemmin kuin koskaan aiemmin. Siksi etsimme myös ratkaisua, joka mahdollistaa budjetin ja toteutuneen tilanteen vertailun kuukausittain kustannuspaikkatasolla.”

Aiemmin tämä työ tehtiin Excel-taulukoiden avulla, mikä vei paljon aikaa ja lisäsi virheiden mahdollisuutta. “Kun esimerkiksi luot uuden tilin, sinun piti muistaa lisätä se manuaalisesti Excel-malliin”, James selittää. “Ei ollut ilmoitusta, joka olisi muistuttanut siitä, joten se unohtui joskus, ja kesti aikaa selvittää, miksi tietyt asiat eivät täsmää.”

Ulkopuolisten konsulttien neuvojen perusteella To Øl päätyi aluksi toiseen raportointiohjelmistoon kuin BrightAnalytics, mutta se ei Jamesin mukaan vastannut heidän tarpeitaan. “Järjestelmän käyttäjäystävällisyys ei tehnyt meihin minkäänlaista vaikutusta, ja sen ominaisuudet olivat puutteelliset. Tämän vuoksi emme juurikaan käyttäneet työkalua, vaan palasimme nopeasti manuaalisiin Excel-taulukoihin, joita piti päivittää kuukausittain ja poistaa manuaalisesti yritysten väliset liiketoimet arkki arkilta viiden yrityksen osalta. Se oli uskomattoman aikaa vievä tehtävä.”

Helppo päätös

Jamesin ensimmäinen tehtävä yrityksessä oli löytää parempi ratkaisu. “Talousjohtajamme tunsi BrightAnalyticsin jo ennestään: hän oli törmännyt siihen muutamaa vuotta aiemmin. Hän pyysi minua vertaamaan sitä muutamaan muuhun palveluntarjoajaan. Tein tutkimusta ja soitin muutamia puheluita, mutta nopeasti kävi ilmi, että aina oli jokin syy, miksi muut työkalut eivät vastanneet tarpeitamme. Yhdessä tapauksessa emme pystyneet poistamaan riittävästi yritysten välisiä liiketoimia, ja toisessa tapauksessa SAP:n integrointi ei ollut mahdollista. Jälkimmäinen oli meille ratkaisevan tärkeää, koska halusimme saada tietoa tulojen kehityksestä milloin tahansa. Lisäksi nämä työkalut olivat usein kalliimpia, kun taas BrightAnalytics tarjoaa lisätoimintoja kilpailukykyiseen hintaan.”

To Øl:lle se, että he pystyivät budjetoimaan ja luomaan BrightAnalyticsissa budjetin ja todellisen tilanteen välisen tarkastelun, oli mukava lisä. “Käytimme tähän SAP:n budjettimoduulia, mutta se ei ollut meille käyttäjäystävällinen”, James sanoo. “Halusimme budjetoida kuukausittain ja kustannuspaikkatasolla. BrightAnalytics pystyi tähän, ja se oli meille etu.. Kaiken kaikkiaan päätös oli erittäin helppo.”

Luottamus numeroihin

Sopimus BrightAnalyticsin kanssa allekirjoitettiin lokakuussa 2022, ja kuukautta myöhemmin kaikki oli jo toiminnassa. To Øl käyttää alustaa rahoitusanalyyseihin ja raportointiin, budjetointiin, konsernin sisäisiin eliminointeihin ja kustannuspaikkakohtaisiin kustannuspaikkatarkasteluihin. He arvostavat sitä, että he voivat asettaa taloudelliseen raportointiin erilaisia suhdelukuja. Lisäksi niillä on kojelautoja, jotka antavat tietoa varastosta, myynnistä, maksamattomista laskuista ja käteisvarojen muuntosyklistä. Kaiken kaikkiaan he ovat kuitenkin innostuneita koko järjestelmästä: “Se on erittäin käyttäjäystävällinen ja hyödyllinen työkalu, jonka käyttöliittymä on visuaalisesti paljon houkuttelevampi kuin SAP:n 80-luvun ulkoasu”, James jatkaa. “Joka aamuisten Health Check -hälytysten ansiosta tiedämme, milloin karttojen päivitys on tarpeen. Tämä antaa meille mielenrauhaa: voimme aina luottaa numeroihin.”

Nopeasti käynnissä

To Øl:n kymmenellä-viidellätoista kustannuspaikan omistajalla, jotka vastaavat kukin omasta budjetistaan, on suora pääsy järjestelmään, minkä ansiosta he voivat seurata ja verrata lukuja budjetteihinsa kuukausittain. “Mukana on henkilöitä markkinoinnista, myynnistä ja jopa panimoistamme. He eivät ole tottuneet käsittelemään rahoitus- ja konsolidointijärjestelmiä, mutta he voivat silti navigoida ohjelmistossa helposti ja sopeutua siihen nopeasti. Yhdellä napsautuksella he voivat myös tarkastella tapahtuman yksityiskohtia, mikä tekee siitä erittäin kätevän tarkistusten tekemiseen. He käyttävät työkalua yleensä kunkin kuukauden ja vuosineljänneksen lopussa, kun taas taloushallinnon kollegamme käyttävät sitä päivittäin.”

Lopuksi James mainitsee erinomaisen yhteistyön ja palvelun: “Asiakkuuspäällikkömme on ensimmäinen yhteyshenkilömme ja vastaa aina nopeasti. Tekniset kysymykset välitetään tekniselle asiantuntijalle, joka myös vastaa nopeasti. Koskaan ei ole ollut kysymystä tai ongelmaa, jota ei olisi ratkaistu nopeasti ja taitavasti”, James toteaa lopuksi.